7 melhores práticas para acompanhar a regularidade fiscal e minimizar riscos

Manter a regularidade fiscal é um caminho seguro para o negócio, principalmente em momentos estratégicos

Não é nenhuma novidade dizer que o Brasil possui um sistema tributário complexo e desafiador para as empresas. Nesse ambiente, manter a regularidade fiscal exige muita organização e atenção às exigências do Fisco.

Falhas no cumprimento das obrigações podem levar à autuação fiscal, impedir a participação em licitações, a obtenção de crédito ou inviabilizar outras operações em que seja necessário validar a regularidade do negócio.

Imagina perder uma oportunidade lucrativa ao identificar que a empresa não está em dia com uma obrigação que ficou esquecida? Manter tudo em ordem evita esse tipo de surpresa nos momentos decisivos.

Para poupar a empresa de prejuízo e frustração, o melhor é adotar boas práticas para acompanhar a regularidade fiscal e minimizar riscos. Veja 7 dicas a seguir:

1. Crie mecanismos de organização e controle

As empresas devem estar permanentemente regulares frente às esferas municipal, estadual e federal. Isso se desdobra em inúmeros tributos e declarações. A lista é extensa e é fundamental acompanhar todas essas obrigações, as datas de apresentação e pagamento.

Internamente, é preciso criar formas de administrar todos esses processos, o que requer organização e controle das equipes envolvidas nestas etapas (fiscal, contábil e departamento pessoal). Definir uma agenda de obrigações e os responsáveis pelo acompanhamento é fundamental.

2. Recorra à tecnologia para aprimorar a gestão

Em complemento à primeira boa prática, o uso de tecnologia traz ganhos expressivos, principalmente em empresas de maior porte, maior volumetria ou com alguma complexidade na operação.

Utilizar sistemas que integrem informações contribui para a gestão adequada dos processos tributários e, consequentemente, para a manutenção da regularidade e minimização dos riscos de autuação fiscal.

3. Emita certidões de forma periódica

As Certidões Negativas atestam a existência ou não de débitos tributários e previdenciários perante as autoridades fiscais nos âmbitos municipal, estadual e federal.

Emitir algumas certidões periodicamente permite o monitoramento da regularidade fiscal da empresa e, em alguns casos, possibilita também uma rápida ação, pelos contribuintes, para correção de irregularidades apontadas pelas autoridades fiscais.

Veja as principais:

• Certidão Conjunta de Débitos de Tributos Federais e Dívida Ativa da União;
• Certidão da Dívida Ativa Estadual;
• Certidão da Dívida Ativa Municipal;
• Certidão da Justiça Estadual do Trabalho;
• Certidão da Justiça Federal;
• Certidão de Distribuição Cível;
• Certidão de Distribuição Criminal;
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;
• Certidões de órgãos de classe;
• Certidões de Tributos Estaduais;
• Certidões de Tributos Municipais;
• Certificado de Regularidade com o FGTS;
• Levantamento de baixa de protestos.

Leia mais: Certidões Negativas de Débitos: por que manter em dia?

4. Programe a realização de revisões

Promover um diagnóstico do negócio, identificando possíveis falhas e o que pode ser aprimorado pela gestão é outra boa prática. Para uma verificação completa com a finalidade de assegurar a regularidade, é válido promover uma revisão contábil, fiscal e trabalhista que mapeie essas áreas.

Repetir esse procedimento de forma programada é uma forma de detectar falhas antes que elas sejam identificadas pelo Fisco e gerem maiores complicações. O ideal é que este trabalho seja realizado por profissionais especializados nesse tipo de verificação.

Veja também:

O que a revisão fiscal pode fazer por sua empresa?

Revisão trabalhista e previdenciária

5. Invista na atualização da equipe fiscal

Para evitar problemas ocasionados por erros na interpretação e descumprimento das regras, é preciso investir constantemente na atualização do time fiscal. É preciso acompanhar as mudanças legislativas municipais, estaduais e federais.

A dificuldade de manter uma equipe própria capacitada para o atendimento desse grande volume de normas é um dos motivos que leva empresas a considerarem o outsourcing fiscal.

6. Considere fazer denúncia espontânea ao identificar falha

Em uma denúncia espontânea, o contribuinte faz a confissão de débitos antes de procedimento administrativo ou medida de fiscalização relacionados à infração. Essa é uma maneira de evitar multas e autuações.

Não é possível recorrer a esse procedimento depois que a empresa já foi alvo de fiscalização que resultou em autuação. Será necessário quitar previamente eventuais valores não pagos conforme regras legislativas.

7. Busque a integração da gestão

A gestão contábil, fiscal e trabalhista funcionando de forma integrada facilita a regularidade e a atuação conjunta dos especialistas dessas áreas. Manter esses setores alinhados é uma prática que traz muitos benefícios, pois leva à redução de falhas que possam comprometer a regularidade e gerar autuação.

Suporte para manter a regularidade fiscal

A regularidade fiscal é importante a qualquer tempo, mas empresas que estão vivendo momentos estratégicos, como planejamento para licitações, preparação para venda do negócio ou busca de créditos e investimentos, têm especial necessidade em manter e comprovar a conformidade.

O núcleo de Paralegal da DPC apoia clientes que desejam, pontual ou periodicamente, emitir certidões negativas de qualquer tipo. A DPC também oferece assessoria contínua contábil, fiscal e trabalhista para negócios que buscam um caminho sempre seguro para a atuação no mercado e posicionamento frente ao Fisco.