Prazo final para aprovação obrigatória de contas em reunião anual de sócios ou Assembleia Geral Ordinária se aproxima

Encerrado o exercício social que, para a maior parte das sociedades empresárias limitadas e das sociedades por ações, ocorre em 31 de dezembro de cada ano, importante observar que a legislação em vigor impõe a obrigatoriedade da aprovação anual de contas.

O último dia útil de abril do ano subsequente ao exercício social encerrado é a data limite para a realização da reunião ou assembleia dos sócios que irá tratar das demonstrações contábeis do exercício social encerrado, com o objetivo, no mínimo de:

a) Tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico;

b) Designar ou destituir administradores bem como dispor sobre o modo de sua remuneração quando não estabelecido no contrato, quando for o caso;

c) Tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia.

Cabe ressaltar que o Balanço Patrimonial e o Balanço de Resultado Econômico, deverão ser postos à disposição dos sócios que não exerçam a administração da sociedade, por escrito, e com a prova do respectivo recebimento, até 30 dias antes da data marcada para realização da assembleia.

Além disso, são necessários os seguintes atos:

• Publicação de anúncio aos acionistas de sociedade por ações com 01 mês de antecedência informando que o relatório da administração, as demonstrações financeiras, o parecer dos auditores independentes, se houver, dentre outros documentos, estão disponíveis para consulta;
• Publicação dos referidos documentos pela sociedade por ações com 05 dias de antecedência à assembleia geral ordinária, e
• Convocação dos sócios ou acionistas nos termos da lei (dispensável se todos comparecerem à reunião de sócios ou à assembleia geral, conforme o caso).

Como funciona a obrigatoriedade?

As Sociedades por Ações sempre estiveram sujeitas à realização de assembleia dos acionistas para aprovação das demonstrações contábeis, destinação do lucro líquido do exercício e distribuição de dividendos aos acionistas, além da eleição dos administradores e dos conselheiros fiscais. Trata-se da assembleia geral ordinária (AGO) que deve ocorrer nos quatro primeiros meses seguintes ao término do exercício social, conforme estabelece o artigo 132 da Lei nº 6.404/1976.

As Sociedades Limitadas a partir do Código Civil (art. 1078) atual passaram a estar sujeitas à realização de assembleia dos sócios para aprovação das demonstrações contábeis, que deverá ocorrer, também, nos quatro meses seguintes ao término do exercício social.

Contudo, a assembleia dos sócios não é obrigatória para as Sociedades Limitadas que possuem até dez sócios, desde que cumpridas determinadas formalidades. Nas Sociedades formadas por mais de dez sócios, a realização da assembleia é obrigatória, mas poderá ser dispensada se todos os sócios decidirem por escrito sobre a matéria objeto da mesma.

Nas Sociedades Limitadas, a assembleia dos sócios será instalada com a presença de sócios que representem no mínimo 75% do capital social, em primeira convocação, e com qualquer número de sócios, em segunda convocação.

O voto

As deliberações dos sócios acerca das contas da administração, inclusive o balanço patrimonial e o resultado econômico da sociedade serão tomadas pela maioria de votos dos presentes na assembleia. Por outro lado, as deliberações dos sócios sobre a designação ou a destituição dos administradores bem como sobre o modo de remuneração dos mesmos devem ser tomadas pelos votos correspondentes a mais da metade do capital social.

Empresas de grande porte

Se a aprovação das contas for de uma empresa de grande porte (sociedade que tiver, no exercício social anterior, ativo total superior a R$ 240 milhões ou receita bruta anual superior a R$ 300 milhões) deve-se verificar se a Junta Comercial que irá receber o pedido de arquivamento não possui ato normativo com mais exigências para o processo.

Algumas Juntas Comerciais (JUCEMG, JUCERJA, e JUCESP, por exemplo), informam que o requerimento de registro de ata de assembleia ou reunião de sócios, contendo deliberação sobre a tomada de conta dos administradores e sobre o balanço patrimonial e de resultado econômico, deverá trazer as folhas dos jornais contendo a publicação de seu balanço e demonstrações financeiras, relativos ao objeto da deliberação.

Efeitos da aprovação das contas

É necessário que se promova a reunião ou assembleia anual dos sócios principalmente porque a aprovação das contas sem reservas, salvo erro, dolo ou simulação, exonera de responsabilidade os administradores e os conselheiros fiscais.

Além disso, se a sociedade desejar obter empréstimos, financiamentos ou realizar outras operações com a interveniência de instituições financeiras, as mesmas podem se deparar com alguma que possa vir a exigir a apresentação da ata de reunião ou assembleia que tenha deliberado sobre as contas.