Empresas devem iniciar a adequação ao eSocial o quanto antes

O programa que é utilizado atualmente apenas pelos empregadores domésticos deverá ser adotado, de forma obrigatória, por todas as empresas do país a partir de 2018.

Há muito trabalho envolvido na qualificação dos dados e adequação de sistemas para atender às exigências do eSocial dentro do prazo. Portanto, é fundamental que as empresas iniciem o processo de adequação o mais rápido possível.

O cronograma de implantação prevê a adoção obrigatória do sistema em duas fases: (i) a partir de 1° de janeiro de 2018 para as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais (a partir de 2016) e (ii) a partir de 1° de julho de 2018 para as demais empresas.

No mês de junho, foi liberado o ambiente de testes para empresas de tecnologia da informação. Segundo o Portal do eSocial, a iniciativa faz parte de uma etapa de preparação – tanto para o governo quanto para o setor produtivo – para o início da utilização obrigatória do eSocial para todos os empregadores do País.

Empresas não devem contar com novas prorrogações

Apesar do histórico de prorrogações sucessivas, acreditamos que o projeto tenha atingido um nível de maturidade dentro do grupo de trabalho criado pela Receita Federal, formado por empresas piloto. A partir de agora, ocorrerão apenas ajustes. Mesmo com a aprovação da recente reforma trabalhista, que altera mais de cem pontos da CLT, as empresas não devem contar com nova prorrogação de prazo. Desta forma, quem ainda não iniciou os procedimentos deve dar os primeiros passos o quanto antes.

Prioridades no planejamento

Há muito trabalho, tanto de coleta de dados e parametrizações de sistemas como de redefinição de procedimentos/processos. Desse modo, será importante a integração de todos os departamentos envolvidos para que a empresa consiga atender aos prazos desta nova forma de trabalho. É de extrema importância uma conscientização da gestão da empresa sobre a criticidade deste projeto.

Como há tarefas de maior complexidade que exigem um alto nível de conhecimento técnico especializado e demandam maior prazo para conclusão, é de extrema importância a participação de um profissional qualificado para direcionar estes trabalhos e estabelecer as prioridades.

Atenção redobrada na Qualificação Cadastral no eSocial

De fato, um dos trabalhos iniciais deve ser o saneamento dos dados cadastrais dos empregados. Este processo é denominado “qualificação cadastral” que consiste, basicamente, em confrontar informações de nome, CPF, data de nascimento e NIS para que sejam idênticas às das bases da Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal. Estas informações serão a chave de identificação dos empregados. Qualquer divergência bloqueia a transmissão de eventos do eSocial para o empregado prejudicando, assim, a prestação da informação dentro do prazo definido.

Estas divergências são muito frequentes, como empregados que alteram o nome após o casamento. Nestes casos, é comum ter no cadastro do CPF um nome diferente do cadastro do NIS. Por isso a importância do empregador iniciar este trabalho com urgência.

Ferramenta de Qualificação Cadastral no eSocial

Para que o empregador faça este saneamento e assim consiga transmitir os eventos, foi disponibilizada no portal do eSocial a ferramenta de qualificação cadastral.

Esta ferramenta permite ao empregador consultar as inconsistências de duas formas:

(i) a consulta em lote, com acesso através de certificação digital, neste caso sem limitação a quantidade de empregados, e

(ii) a consulta on-line, sem necessidade de certificado digital, porém, limitada a dez empregados por consulta.

Em ambos os casos, o empregador receberá o retorno identificando se há divergências. A pesquisa retornará também orientações para que o empregado regularize seu cadastro, identificando em qual órgão o empregado deverá comparecer para regularização.

Dificuldades na qualificação cadastral

Em relação ao processo de qualificação cadastral, temos observado algumas dificuldades encontradas por empregadores e empregados. Em grande parte dos casos, o empregado somente consegue solucionar a inconsistência comparecendo de forma presencial aos órgãos governamentais, costumeiramente em horário comercial. Em alguns casos a divergência é apresentada em mais de um órgão, resultando, assim, em sucessivas ausências ao trabalho. Neste sentido, é importante que haja um planejamento prévio do empregador para evitar ausência de vários empregados em um mesmo período ou setor.

Eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (SST)

Outro ponto de muita atenção está relacionado aos eventos de saúde e segurança do trabalhador (SST), os quais serão obrigatórios somente após os seis primeiros meses do início da obrigatoriedade dos demais eventos. No entanto, o empregador deve ficar atento ao efetivo cumprimento desta obrigação, tanto empresas que contam com departamentos internos de SST para a adequação e integração de todas as áreas envolvidas, como as empresas que contratam estes serviços de terceiros. Neste caso, a empresa deve acompanhar se o sistema utilizado está adequado às exigências do eSocial, definindo responsabilidades e um processo de comunicação para o tratamento e envio de cada evento relacionado à SST.

Sequência de transmissão de eventos e tabelas deverá ser observada

Estão previstos nos leiautes do eSocial uma série de eventos e tabelas com informações detalhadas sobre trabalhadores e empregadores. Todas estas informações serão centralizadas e armazenadas no ambiente nacional do eSocial. Para a transmissão destes eventos e tabelas, haverá uma sequência que deve ser seguida. Por exemplo, para transmitir um evento de contratação de empregado (S-2200), o empregador terá de alimentar o ambiente do eSocial previamente com determinadas tabelas como a tabela de cargos (S-1030) e a tabela de horários (S-1050), entre outras. Sem a prévia transmissão destes eventos, o empregador estará impossibilitado de informar a contratação.

Cruzamento das informações: empresas deverão ter mais controle

O empregador deve ficar atento a esta nova obrigação. O eSocial não se resume apenas a uma ferramenta de unificação de todas as obrigações já existentes (CAGED, GFIP, RAIS, CAT, dentre outras). Com esta nova obrigação, teremos um nível de detalhamento sensivelmente maior, se comparada à forma como estas informações são prestadas atualmente, e, por consequência, uma maior exposição das empresas, pois certamente qualquer irregularidade ou inconsistência nas informações serão facilmente detectadas.

Como exemplo, podemos comparar à GFIP. Hoje o empregador declara através desta obrigação a base de cálculo para as contribuições previdenciárias de cada empregado sem detalhar à Receita Federal quais as rubricas que compuseram esta base de cálculo. Porém, com o início do eSocial, o empregador terá de declarar cada rubrica da folha de pagamento (salário, comissão, hora extra, etc.) para cada empregado, podendo utilizar-se de uma tabela própria de rubricas, mas sempre atrelada a uma tabela de rubricas padrão do eSocial com incidências previamente definidas. Assim, qualquer tratamento diferenciado da empresa para determinada rubrica será facilmente identificada.