Adequação ao eSocial: etapas para uma implantação segura

Sua empresa está preparada?

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) irá unificar a prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, tendo por finalidade a padronização dos procedimentos de transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações relativas aos trabalhadores, sejam eles empregados, avulsos ou contribuintes individuais.

Serão muitas as adequações necessárias antes e durante a implantação do eSocial. Diante disso, a Domingues e Pinho Contadores elaborou uma lista de procedimentos para que sua empresa possa conduzir a implantação segura do sistema.

1. Conheça a sua empresa

Antes de qualquer procedimento de adequação, deve ser realizado um estudo sobre as rotinas que de alguma maneira estarão envolvidas com o eSocial.

É muito importante o conhecimento de todos os processos relacionados ao Recursos Humanos – RH e ao Departamento de Pessoal – DP. Assim como ter total domínio de todas as características do negócio da empresa, pois desta forma será possível saber qual rotina sofrerá impacto de acordo com a nova metodologia de trabalho implementada.

2. Conscientize os gestores sobre a necessidade de adequação ao eSocial

Há muito trabalho a ser realizado, tanto de coleta de dados e parametrizações de sistemas como de redefinição de procedimentos e/ou processos. Será necessária a integração de todos os departamentos envolvidos para que a empresa consiga atender aos prazos desta nova forma de trabalho. Além disso, a conscientização da gestão da empresa sobre a criticidade deste projeto é de extrema importância.

Como há tarefas de maior complexidade que exigem um alto nível de conhecimento técnico especializado e demandam maior prazo para conclusão, torna-se fundamental a participação de um profissional qualificado na gestão destes trabalhos e no estabelecimento de prioridades.

3. Revise os processos de departamento pessoal

Toda a rotina de DP e RH deve estar adequada à legislação.

É relevante que seja verificado se:

a) a ficha cadastral dos funcionários está atualizada,

b) os documentos solicitados no ato da admissão são suficientes para preencher todos os campos do eSocial,

c) os lançamentos de afastamentos são realizados da forma correta dentro da GFIP,

d) as rubricas pagas estão sendo tributadas da devida forma.

4. Dê atenção à forma de envio das informações e seus prazos

Todos os envolvidos devem ter conhecimento sobre o eSocial. Vale ressaltar que este projeto não altera a legislação trabalhista e previdenciária, no entanto os prazos já existentes deverão ser observados com maior cautela, pois os órgãos governamentais participantes do eSocial receberão as informações de forma imediata, e assim poderão detectar facilmente o não cumprimento dos prazos já estabelecidos.

De acordo com a atual legislação, por exemplo, no caso de contratação de empregado, o exame médico admissional (Atestado de Saúde Ocupacional – ASO) deve ser realizado antes ou, no máximo, na data de contratação. No entanto, hoje o cumprimento desta obrigação somente pode ser constatada mediante análise física do ASO, devendo obrigatoriamente ocorrer de forma presencial pelo Auditor Fiscal do Ministério do Trabalho (órgão responsável pela fiscalização das normas de saúde e segurança do trabalho). Com o eSocial, teremos uma sensível alteração, pois a não realização do exame dentro do prazo será automaticamente constatada pelo órgão fiscalizador. Dentre os eventos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) há o evento “S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador”, no qual o empregador deverá declarar a data de realização do exame, CRM e nome do médico responsável, dentre outros dados.

O cronograma de implantação prevê a adoção obrigatória do sistema em duas fases: (i) a partir de 1° de janeiro de 2018 para as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais (a partir de 2016) e (ii) a partir de 1° de julho de 2018 para as demais empresas.

5. Realize a qualificação cadastral e trate os saneamentos

De fato, um dos trabalhos iniciais deve ser o saneamento dos dados cadastrais dos empregados. Este processo é denominado “qualificação cadastral” que consiste, basicamente, em confrontar informações de nome, CPF, data de nascimento e NIS para que sejam idênticas às das bases da Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal. Estas informações serão a chave de identificação dos empregados. Qualquer divergência bloqueia a transmissão de eventos do eSocial para o empregado, prejudicando a prestação da informação dentro do prazo definido.

Estas divergências são muito frequentes, como pessoas que alteram o nome após o casamento. Nestes casos, é comum ter no cadastro do CPF um nome diferente do cadastro do NIS. Por isso a importância do empregador iniciar este trabalho com urgência.

6. Elabore novos processos e defina os prazos

Após ter conhecimento das novas normas e dos processos da empresa é necessário que sejam levantados os pontos que ainda permanecem em desacordo com a legislação trabalhista, como:

admissão, demissão, alteração contratual retroativa;

início do gozo e falta de pagamento em dobro;

realização de horas extras superior a 2 horas;

falta de acordo de compensação ou banco de horas;

pagamento de rubricas com falta de incidências de INSS, FGTS e IRRF;

cadastro incompleto dos funcionário e seus dependentes;

não cumprir as normas de segurança e medicina do trabalho tal como PPRA, PCMSO, CIPA e demais;

cargos e funções incompatíveis com o CBO - Classificação Brasileira de Ocupações e com o grau de instrução dos funcionários;

concessão de benefícios indiretos de forma privilegiada com tributação indevida; e

pagamento de ajuda de custo em desacordo com a legislação.

Com o envio das informações de forma online, a autoridade fiscal receberá de forma automática os dados da empresa e identificará todos os procedimentos que estão em desconformidade, podendo a empresa passar a sofrer autuações praticamente diárias.

Desta forma, é importante que sejam corrigidas práticas e se iniciem as novas políticas dentro da rotina da empresa.

7. Crie um manual de instrução

Para que os procedimentos sejam perfeitamente conhecidos na empresa, é importante que seja criado um manual com todos os prazos e definições internas.

Este deve ser amplamente divulgado entre os colaboradores para padronização da política da empresa, evitando tratamento distintos para casos idênticos.

Da mesma forma, deve ser definida a responsabilidade de cada departamento quanto as informações que serão imputadas no sistema do eSocial, já que o envio das informações acontecerá com prazos diferenciados.

Deverá acontecer uma integração maior entre os departamentos, já que as informações serão originadas de diversos setores como Recursos Humanos, Fiscal, Financeiro e Contábil.

8. Fique atento aos eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (SST)

Outro ponto de muita atenção está relacionado aos eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (SST), os quais serão obrigatórios somente após os seis primeiros meses dos demais eventos.

O empregador deve ficar atento ao efetivo cumprimento desta obrigação, tanto empresas que contam com departamentos internos de SST, para a adequação de sistemas e integração de todas as áreas envolvidas, como as empresas que contratam estes serviços de terceiros.

No caso de contratação de terceiros, a empresa deve acompanhar se o sistema utilizado pelo prestador atende às novas exigências do eSocial, definindo responsabilidades e um processo claro de comunicação para o tratamento e envio do arquivo XML. Este acompanhamento é de fundamental importância, pois a não adequação do sistema do prestador deve ser fator de preocupação para a empresa contratante.

9. Observe a sequência de transmissão de eventos e tabelas

Estão previstos nos leiautes do eSocial uma série de eventos e tabelas com informações detalhadas sobre trabalhadores e empregadores. Todas estas informações serão centralizadas e armazenadas no ambiente nacional do eSocial. Para a transmissão destes eventos e tabelas, haverá uma sequência que deve ser respeitada.

Por exemplo, para transmitir um evento de contratação de empregado (S-2200), o empregador terá de alimentar o ambiente do eSocial previamente com determinadas tabelas como a tabela de cargos (S-1030) e a tabela de horários (S-1050), entre outras. Sem a prévia transmissão destes eventos, o empregador estará impossibilitado de informar a contratação no sistema.

10. Tenha um controle relacionado ao Cruzamento das informações

O eSocial não se resume apenas a uma ferramenta de unificação de todas as obrigações já existentes (CAGED, GFIP, RAIS, CAT, dentre outras). Com esta nova obrigação, teremos um nível de detalhamento sensivelmente maior, se comparada à forma como estas informações são prestadas atualmente, e, por consequência, uma maior exposição das empresas. Será necessário ter um controle de todas as informações entregues, pois certamente quaisquer irregularidades ou inconsistências serão facilmente detectadas.

Como exemplo, podemos comparar à GFIP. Hoje o empregador declara através desta obrigação a base de cálculo para as contribuições previdenciárias de cada empregado sem detalhar à Receita Federal quais as rubricas que compuseram esta base de cálculo. Com o início do eSocial, o empregador terá de declarar cada rubrica da folha de pagamento (salário, comissão, hora extra, etc.) para cada empregado, podendo utilizar-se de uma tabela própria de rubricas, mas sempre atrelada a uma tabela de rubricas padrão do eSocial com incidências previamente definidas. Assim, qualquer tratamento diferenciado da empresa para determinada rubrica será facilmente identificada.

11. Ofereça treinamentos aos seus profissionais

Com a implementação do eSocial será criada uma nova realidade para os profissionais que trabalham na área, pois haverá um aumento da demanda inicial de trabalho com a parametrização do sistema, coleta de dados, formalização de processos, padronização de rotinas, ou seja, demandará maior capacidade técnica, especialização e conhecimento da legislação para o cumprimento de prazos definidos nesta.