Adequação ao eSocial: sua empresa está preparada?

A forma como os empresários lidam com suas obrigações fiscais, trabalhistas e tributárias vai passar por uma verdadeira revolução com o eSocial, que entra em vigor em 2018. Sua empresa está preparada?

26/10/2017

DPC NA MÍDIA

Adequação ao eSocial: sua empresa está preparada?

A forma como os empresários lidam com suas obrigações fiscais, trabalhistas e tributárias vai passar por uma verdadeira revolução. Em 2018, entra em vigor, de forma definitiva para empresas de todos os portes, o eSocial, projeto que padroniza os procedimentos de transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações relativas aos trabalhadores, sejam eles empregados, avulsos ou contribuintes individuais.

Com a ferramenta, a exposição fiscal de cada negócio será inevitável, tendo em vista o detalhamento das informações digitais enviadas a diferentes órgãos do governo. Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho e Emprego, Previdência Social e Receita Federal estarão integrados por meio de um cadastro eletrônico único, o que deve contribuir para a redução de ilegalidades e fraudes no meio empresarial.

Se por um lado o registro online das informações promete simplificar a apresentação dos dados relativos às obrigações legais, por outro, é inegável que a fase de ajuste e adaptação pareça complexa para a maioria das empresas. A Domingues e Pinho Contadores, que reúne um time de especialistas na área fiscal, contábil e trabalhista, lista alguns pontos essenciais a esse momento de implantação.                                     

1. Conscientização dos gestores sobre a necessidade de adequação ao eSocial

A conscientização da gestão da empresa sobre a criticidade deste projeto é de extrema importância. Há muito trabalho a ser realizado, tanto de coleta de dados e parametrizações de sistemas como de redefinição de procedimentos.

Muitas empresas precisarão passar por uma transição cultural para se adequar e é fundamental que os gestores se envolvam, acompanhem e patrocinem esse processo.

2. Integração e treinamento das áreas que irão atuar com o novo sistema

Será necessária a integração de todos os departamentos envolvidos para que a empresa consiga atender às demandas e prazos. As informações exigidas pela base do eSocial são originadas por setores como recursos humanos, departamento de pessoal, saúde e segurança do trabalho, financeiro e jurídico. Dessa forma, as empresas vão precisar rever a dinâmica entre essas áreas para garantir o pleno atendimento ao sistema.

Investir em treinamentos e manuais para orientação dos profissionais diretamente envolvidos é recomendado.

Em caso de terceirização de áreas relacionadas à prestação de informações necessárias à base do eSocial, será necessário alinhar com a empresa contratada as providências relacionadas à adequação, de forma que o processo não fique comprometido.

3. Qualificação cadastral e saneamentos

De fato, um dos trabalhos iniciais deve ser o saneamento dos dados cadastrais dos empregados. Este processo é denominado “qualificação cadastral” que consiste em confrontar informações de nome, CPF, data de nascimento e NIS para que sejam idênticas às das bases da Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal.

Qualquer divergência de informações irá bloquear a transmissão de eventos, comprometendo a prestação da informação dentro do prazo definido.

Respostas incompletas ou inadequadas podem gerar penalidades à empresa e causar prejuízos aos direitos do trabalhador.

4.  Verificação e ajuste de possíveis pontos em desacordo com a legislação

Após ter conhecimento das novas normas e dos processos da empresa, é necessário que sejam levantados pontos que ainda possam permanecer em desacordo com a legislação trabalhista. O cadastro incompleto de funcionários e seus dependentes ou de cargos e funções incompatíveis com a CBO - Classificação Brasileira de Ocupações e com o grau de instrução dos funcionários, por exemplo, podem ser alguns pontos sensíveis.

Com envio das informações de forma online, a autoridade fiscal receberá de imediato os dados e identificará todos os procedimentos que estão em desconformidade, podendo levar a empresa a sofrer autuações pelas irregularidades.

Daí a importância de estar seguro quanto ao cumprimento de todos os itens da legislação.

5. Atenção aos eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador (SST)

É esperado que a área de Saúde e Segurança do Trabalhador (SST) sofra um impacto considerável com a implantação do eSocial, pois são muitos pontos de atenção relacionados aos atestados de saúde ocupacional, comunicações de acidente de trabalho, trabalho insalubre, periculosidade e aposentadoria especial.

O empregador deve ficar atento ao efetivo cumprimento desse tipo de exigência, seja sua área de SST interna ou terceirizada.

6. Atenção à forma de envio das informações e seus prazos

Este projeto não altera a legislação trabalhista e previdenciária, mas os prazos já existentes deverão ser observados com maior cautela. Como os órgãos governamentais envolvidos com o eSocial receberão as informações de forma imediata, o não cumprimento das datas estabelecidas poderá ser facilmente detectado.

É importante ressaltar também que a transmissão dos eventos e tabelas deve seguir uma sequência determinada. Por exemplo, para transmitir um evento de contratação de empregado, a empresa terá que alimentar o ambiente do eSocial previamente com tabelas como a de cargos e a de horários, entre outras. Sem a prévia transmissão destes eventos, o empregador estará impossibilitado de informar a contratação no sistema.

7. Controle das informações apresentadas

O eSocial não se resume apenas a uma ferramenta de unificação de todas as obrigações já existentes (CAGED, GFIP, RAIS, CAT, dentre outras). Esta nova plataforma demanda um nível de detalhamento maior, se comparada à forma como estas informações são prestadas atualmente.

Será necessário ter um controle de todas as informações entregues, pois irregularidades ou inconsistências serão facilmente identificadas.

A sua empresa está preparada para o eSocial?

O cronograma de implantação prevê a adoção obrigatória do sistema em duas fases: a partir de 1° de janeiro de 2018 para as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais (de 2016 em diante); e a partir de 1° de julho de 2018 para todas as empresas, do Microempreendedor Individual (MEI) às multinacionais.

A Domingues e Pinho Contadores, referência em outsourcing contábil e gestão empresarial, está pronta para assessorar empresas na implantação do eSocial, de forma que a transição para a nova modalidade de apresentação dos dados seja conduzida de forma mais tranquila e segura.

Publicado em: AHK Business

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<h2>Adequação ao <span class=SpellE>eSocial</span>: sua empresa está preparada?</h2>

<p class=MsoNormal>A forma como os empresários lidam com suas obrigações
fiscais, trabalhistas e tributárias vai passar por uma verdadeira revolução. Em
2018, entra em vigor, de forma definitiva para empresas de todos os portes, o <span
class=SpellE>eSocial</span>, projeto que padroniza os procedimentos de
transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações relativas
aos trabalhadores, sejam eles empregados, avulsos ou contribuintes individuais.</p>

<p class=MsoNormal>Com a ferramenta, a exposição fiscal de cada negócio será
inevitável, tendo em vista o detalhamento das informações digitais enviadas a
diferentes órgãos do governo. Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho e
Emprego, Previdência Social e Receita Federal estarão integrados por meio de um
cadastro eletrônico único, o que deve contribuir para a redução de ilegalidades
e fraudes no meio empresarial.</p>

<p class=MsoNormal>Se por um lado o registro online das informações promete
simplificar a apresentação dos dados relativos às obrigações legais, por outro,
é inegável que a fase de ajuste e adaptação pareça complexa para a maioria das
empresas.&nbsp;A Domingues e Pinho Contadores, que reúne um time de
especialistas na área fiscal, contábil e trabalhista, lista alguns pontos
essenciais a esse momento de implantação.&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;
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<h3><p class=MsoNormal>1. Conscientização dos gestores sobre a necessidade de
adequação ao <span class=SpellE>eSocial</span></p></h3>

<p class=MsoNormal>A conscientização da gestão da empresa sobre a criticidade
deste projeto é de extrema importância. Há muito trabalho a ser realizado,
tanto de coleta de dados e parametrizações de sistemas como de redefinição de
procedimentos.</p>

<p class=MsoNormal>Muitas empresas precisarão passar por uma transição cultural
para se adequar e é fundamental que os gestores se envolvam, acompanhem e
patrocinem esse processo.</p>

<h3><p class=MsoNormal>2.&nbsp;Integração e treinamento das áreas que irão atuar
com o novo sistema</p></h3>

<p class=MsoNormal>&nbsp;Será necessária a integração de todos os departamentos
envolvidos para que a empresa consiga atender às demandas e prazos. As
informações exigidas pela base do <span class=SpellE>eSocial</span> são
originadas por setores como recursos humanos, departamento de pessoal, saúde e
segurança do trabalho, financeiro e jurídico. Dessa forma, as empresas vão
precisar rever a dinâmica entre essas áreas para garantir o pleno atendimento
ao sistema.</p>

<p class=MsoNormal>Investir em treinamentos e manuais para orientação dos profissionais
diretamente envolvidos é recomendado.</p>

<p class=MsoNormal>Em caso de terceirização de áreas relacionadas à prestação
de informações necessárias à base do <span class=SpellE>eSocial</span>, será
necessário alinhar com a empresa contratada as providências relacionadas à
adequação, de forma que o processo não fique comprometido.</p>

<h3><p class=MsoNormal>3. Qualificação cadastral e saneamentos</p></h3>

<p class=MsoNormal>De fato, um dos trabalhos iniciais deve ser o saneamento dos
dados cadastrais dos empregados. Este processo é denominado “qualificação
cadastral” que consiste em confrontar informações de nome, CPF, data de
nascimento e NIS para que sejam idênticas às das bases da Receita Federal,
Previdência Social e Caixa Econômica Federal.</p>

<p class=MsoNormal>Qualquer divergência de informações irá bloquear a
transmissão de eventos, comprometendo a prestação da informação dentro do prazo
definido.</p>

<p class=MsoNormal>Respostas incompletas ou inadequadas podem gerar penalidades
à empresa e causar prejuízos aos direitos do trabalhador.</p>

<h3><p class=MsoNormal>4.&nbsp; Verificação e ajuste de possíveis pontos em
desacordo com a legislação</p></h3>

<p class=MsoNormal>Após ter conhecimento das novas normas e dos processos da
empresa, é necessário que sejam levantados pontos que ainda possam permanecer
em desacordo com a legislação trabalhista. O cadastro incompleto de
funcionários e seus dependentes ou de cargos e funções incompatíveis com a CBO
– Classificação Brasileira de Ocupações e com o grau de instrução dos
funcionários, por exemplo, podem ser alguns pontos sensíveis.</p>

<p class=MsoNormal>Com envio das informações de forma online, a autoridade
fiscal receberá de imediato os dados e identificará todos os procedimentos que
estão em desconformidade, podendo levar a empresa a sofrer autuações pelas
irregularidades.</p>

<p class=MsoNormal>Daí a importância de estar seguro quanto ao cumprimento de
todos os itens da legislação.</p>

<h3><p class=MsoNormal>5. Atenção aos eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador
(SST)</p></h3>

<p class=MsoNormal>É esperado que a área de Saúde e Segurança do Trabalhador
(SST) sofra um impacto considerável com a implantação do <span class=SpellE>eSocial</span>,
pois são muitos pontos de atenção relacionados aos atestados de saúde
ocupacional, comunicações de acidente de trabalho, trabalho insalubre,
periculosidade e aposentadoria especial.</p>

<p class=MsoNormal>O empregador deve ficar atento ao efetivo cumprimento desse
tipo de exigência, seja sua área de SST interna ou terceirizada.</p>

<h3><p class=MsoNormal>6. Atenção à forma de envio das informações e seus prazos</p></h3>

<p class=MsoNormal>Este projeto não altera a legislação trabalhista e
previdenciária, mas os prazos já existentes deverão ser observados com maior
cautela. Como os órgãos governamentais envolvidos com o <span class=SpellE>eSocial</span>
receberão as informações de forma imediata, o não cumprimento das datas
estabelecidas poderá ser facilmente detectado.</p>

<p class=MsoNormal>É importante ressaltar também que a transmissão dos eventos
e tabelas deve seguir uma sequência determinada. Por exemplo, para transmitir
um evento de contratação de empregado, a empresa terá que alimentar o ambiente
do <span class=SpellE>eSocial</span> previamente com tabelas como a de cargos e
a de horários, entre outras. Sem a prévia transmissão destes eventos, o
empregador estará impossibilitado de informar a contratação no sistema.</p>

<h3><p class=MsoNormal>7. Controle das informações apresentadas</p></h3>

<p class=MsoNormal>O <span class=SpellE>eSocial</span> não se resume apenas a
uma ferramenta de unificação de todas as obrigações já existentes (CAGED, GFIP,
RAIS, CAT, dentre outras). Esta nova plataforma demanda um nível de
detalhamento maior, se comparada à forma como estas informações são prestadas
atualmente.</p>

<p class=MsoNormal>Será necessário ter um controle de todas as informações
entregues, pois irregularidades ou inconsistências serão facilmente
identificadas.</p>

<p class=MsoNormal>A sua empresa está preparada para o <span class=SpellE>eSocial</span>?</p>

<p class=MsoNormal>O cronograma de implantação prevê a adoção obrigatória do
sistema em duas fases: a partir de 1° de janeiro de 2018 para as empresas com
faturamento superior a R$ 78 milhões anuais (de 2016 em diante); e a partir de
1° de julho de 2018 para todas as empresas, do Microempreendedor Individual
(MEI) às multinacionais.</p>

<p class=MsoNormal>A Domingues e Pinho Contadores, referência em outsourcing
contábil e gestão empresarial, está pronta para assessorar empresas na
implantação do <span class=SpellE>eSocial</span>, de forma que a transição para
a nova modalidade de apresentação dos dados seja conduzida de forma mais
tranquila e segura.</p>

<p class=MsoNormal>Publicado em:&nbsp;<a
href=”http://ahkbusiness.de/fileadmin/ahk_business_br/05_Publicacoes-Publikationen/Noticias/Adequacao_ao_eSocial.pdf”>AHK
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Local: Auditório da DPC RJ

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