Admissão: processo deve ser planejado para otimizar a gestão e minimizar riscos

Processo de admissão ineficiente pode afetar as estratégias do negócio, além de ser a porta de entrada para riscos trabalhistas

Por Luciana Lupinucci

A admissão de empregados é uma tarefa que exige eficiência operacional, principalmente quando essa atividade envolve sazonalidade, a contratação de grande número de trabalhadores ou ocorre em um segmento que reserva particularidades.

Evitar a exposição a riscos trabalhistas, na relação direta entre a empresa e cada empregado, é algo que tem início justamente no momento da admissão, em que são estabelecidos os principais acordos entre as partes. Daí a importância de iniciar essa relação em total conformidade com a legislação.

Com a retomada da economia e o Brasil reassumindo posição de destaque para investimentos, o mercado passará a demandar a contratação de mais mão de obra. Naturalmente, questões relacionadas à admissão entrarão em pauta nas empresas.

Mas com o que gestores do negócio precisam se preocupar?

Embora muitas vezes visto como algo meramente operacional, as admissões devem ser bem planejadas. Problemas nessa fase podem prejudicar o andamento de serviços, gerar custos desnecessários e levar a erros que exponham a empresa a riscos.

Contratações de última hora podem esbarrar em aspectos burocráticos, prejudicando a execução das atividades e a rentabilidade da empresa.

O planejamento do processo minimiza as chances de ocorrências como essas emperrarem o desempenho, otimizando a gestão e levando a empresa a melhores resultados.

Legislação trabalhista e especificidades setoriais

A CLT é sempre o guia para as relações entre empregador e empregado. Ainda assim, há setores que trazem normas complementares, como o caso do segmento de Óleo e Gás, que tem a Lei nº 5.811/72 acrescentando dispositivos para o exercício de atividade de exploração, perfuração, produção e refinação de petróleo, entre outras funções relacionadas.

O trabalho marítimo também tem uma série de regras a serem observadas pelos empregadores desde a contratação.

Quem atua com contratações em segmentos com especificidades precisa se atentar às regras diferenciadas, que normalmente envolvem processos como jornada de trabalho, adicional de periculosidade e insalubridade, adicional noturno, entre outros.

Já setores como o comércio são muito impactados pela sazonalidade, demandando periodicamente grande volume de contratações temporárias, modelo que também tem pontos a serem observados.

Há outros segmentos de negócios, como o de energia, em que projetos de larga escala apresentam picos de admissão de mão de obra.

Planejamento das contratações

Alguns aspectos devem ser considerados na fase de planejamento, especialmente o regime de trabalho mais indicado que será celebrado no contrato de trabalho. Tal definição passa pela análise da função, jornada de trabalho para atender a demanda da empresa e a legislação vigente.

Desde a reforma trabalhista, as empresas ganharam mais flexibilidade para adotar modalidades de jornada. Entre muitos outros pontos, passou a ser permitido às partes, por meio de convenção coletiva ou acordo coletivo, estabelecer horário de trabalho de 12 x 36 horas para qualquer categoria.

Inclusive, cabe aos profissionais responsáveis pela contratação e gestão de mão de obra sempre observarem tais acordos, que podem trazer pontos que irão se sobrepor à legislação.

Vale destacar que, a qualquer tempo, durante o exercício da atividade, podem ser acrescentados termos à relação de trabalho, como transferência, mudança da atividade presencial para teletrabalho, alteração na jornada etc.

O processo de admissão

No momento da admissão, é formalizada a contratação de um empregado, sendo realizados todos os procedimentos para regularizar a relação que vai se estabelecer entre a empresa contratante e o profissional contratado.

Entrega de documentos e celebração do contrato

A empresa solicita ao empregado toda a documentação necessária e é assinado o contrato, onde devem estar previstas as condições especiais daquela relação trabalhista. Geralmente inicia-se pelo contrato de experiência (contrato determinado), mas o contrato também pode ser por tempo indeterminado, temporário ou firmado em outras modalidades.

eSocial

A admissão precisa ser cadastrada no eSocial. Nessa fase, todos os dados do empregador, do empregado e documentos são inseridos na plataforma. Isso deve ser feito até o dia imediatamente anterior ao do início da prestação de serviços (com até 24 horas de antecedência).

A etapa cadastral costuma guardar surpresas para a empresa contratante. É muito comum que a grafia de um nome, uma falha na digitação, uma inconsistência qualquer em um dado informado ou na Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) sejam uma barreira ao avanço do processo.

Exame admissional

O novo funcionário deve ser encaminhado para o exame admissional, que irá avaliar a aptidão para a prestação de serviços, considerando as características da atividade que será desempenhada. Esse exame precisa ser realizado antes do início da contratação.

Guarda de documentos

Vale destacar que os documentos relacionados à contratação, bem como outros registros produzidos durante a relação trabalhista, precisam ser organizados e mantidos pela empresa por um período de até cinco anos, seja em formato físico ou digital. Com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD as empresas devem redobrar o cuidado com os dados solicitados aos empregados, devendo requerer o estritamente necessário.

Admissão sem riscos

A admissão de maior volume de colaboradores ou contratações em caráter sazonal tem grande impacto sobre a rotina de departamento pessoal. Para evitar a sobrecarga interna e a ocorrência de falhas, há negócios que optam por terceirizar esse processo, confiando o trabalho a especialistas.

Esse é um caminho que, de fato, tem o potencial de melhorar a eficiência de tarefas complexas e que demandam conhecimento aprofundado das exigências da legislação brasileira.

Veja as vantagens: