Boas práticas na gestão de documentos da sua empresa

Empresas devem estar atentas aos prazos de guarda determinados em lei. Uma gestão de documentos eficiente protege o negócio da perda de dados e garante agilidade no atendimento a uma eventual fiscalização.

Uma gestão assertiva passa por uma série de boas práticas administrativas, que se somam para o sucesso do negócio. Neste sentido, a organização dos documentos da empresa tem um papel importante, embora ainda seja um processo ao qual, muitas vezes, não se destina a devida atenção.

Guarda de documentos e registros, manutenção de arquivos físicos ou digitais e administração das informações são questões que devem ser planejadas. Aí entra a gestão de documentos, uma solução necessária para empresas de qualquer porte e ramo de atuação.

É fundamental que o empresário esteja sempre preparado para, quando necessário, apresentar informações aos agentes fiscalizadores. Esta iniciativa só traz vantagens, garantindo agilidade na localização de registros.

Aliando a sua expertise em legislação fiscal, tributária, trabalhista e previdenciária à experiência na gestão de documentos de clientes com grande volume de informações, a Domingues e Pinho Contadores preparou uma lista de boas práticas para manter a organização documental. Veja a seguir:

1. Estabeleça rotinas e procedimentos para a tarefa

Invista na criação de rotinas e procedimentos de armazenamento de materiais em meio físico e digital, definindo quando devem ser guardados e digitalizados.

É importante estabelecer responsáveis, bem como definir critérios claros para a armazenagem, classificando os documentos por tipo, data, por cliente ou fornecedor, quando aplicável. Ao definir os critérios, é preciso considerar o volume de informações a serem armazenadas e qual prática se adapta à necessidade de consulta.

Estabeleça ainda normas de manuseio dos documentos, determinando quais podem ser acessados por todos e quais devem ser tratados com confidencialidade, além de controles para monitorar a localização de registros.

2. Leve em conta a temporalidade de documentos

Alguns documentos devem ser mantidos pelas empresas respeitando-se prazos de guarda determinados em lei. Assim, é preciso sempre estar atento às normas para não correr o risco de não localizar um registro solicitado por algum órgão de fiscalização anos após a ocorrência do fato.

O descarte periódico dos documentos que já cumpriram sua funcionalidade é um processo necessário tanto para otimizar espaço quanto para permitir o acesso mais facilitado ao acervo.

É fundamental se dedicar a um projeto de gestão documental que promova um diagnóstico de temporalidade, de forma a atender a validade jurídica e fiscal de cada tipo de registro.

Contratos de trabalho são documentos de guarda permanente, notas fiscais de ativos imobilizados devem ser mantidas durante a permanência do bem na empresa, extratos bancários por 5 anos, DARF (PIS/Cofins) por 10 anos e DARF de demais tributos por 5 anos, para citar alguns exemplos entre uma lista imensa de espécies.

3. Utilize a tecnologia como aliada da gestão de documentos

As inovações tecnológicas impactaram a rotina das empresas de forma intensa em todos os aspectos e com a gestão de documentos não foi diferente. Hoje é possível coordenar a gestão eletrônica de documentos e contar com softwares que auxiliam neste processo de organização e controle.

A prática não substituiu totalmente a existência dos espaços físicos destinados à guarda de registros, mas já vem minimizando o uso dos papéis e facilitando o acesso aos dados.

Materiais digitalizados devem passar por backups periódicos, de modo a evitar perdas. Há ainda a possibilidade de armazenar documentos digitais na “nuvem”, garantindo maior segurança dos dados.

4. Conscientize a equipe responsável

Toda gestão de documentos eficiente demanda uma equipe envolvida com a tarefa. Por mais que a tecnologia tenha avançado, as pessoas ainda são responsáveis por avaliar os documentos, organizá-los por categorias e realizar a digitalização. Assim, é preciso conscientizar os envolvidos sobre a importância desse processo e como a gestão documental contribui para a produtividade no trabalho.

Quando terceirizar a gestão de documentos é uma boa solução

Falta de espaço físico para armazenar documentos, ausência de profissionais especializados para realizar um diagnóstico e dificuldade em implementar uma política de gestão documental são problemas enfrentados por muitas empresas.

Mas é preciso dar atenção à tarefa, já que uma boa política de armazenamento protege o negócio da perda de dados e, consequentemente, de multas por não apresentar documentos que venham a ser requeridos por órgãos de fiscalização.

Neste sentido, a terceirização do serviço surge como uma alternativa viável e capaz de contribuir para:

• otimizar o espaço, a partir de uma análise do que realmente precisa ser mantido, de acordo com a tabela de temporalidade;

• otimizar o tempo, uma vez que a organização torna possível que documentos sejam encontrados com mais agilidade;

• a segurança das informações, pois uma avaliação deve indicar que dados devem ser mantidos em sigilo;

• redução de custos com pessoal especializado, estrutura física para armazenamento e recuperação de documentos perdidos.

A Domingues e Pinho Contadores se destaca pela experiência com a gestão documental, atuando na organização e metodologia arquivística, respeitando a temporalidade dos registros.

Levando em consideração a atividade fim de cada empresa, a DPC elabora uma tabela de temporalidade para cada cliente, sempre obedecendo ao prazo mínimo estipulado pela lei.

Uma equipe especializada da DPC promove um diagnóstico a fim de realizar um projeto de arquivo. Cada item é analisado e classificado, avaliando-se a necessidade de manutenção em meio físico e de prazo de guarda. A digitalização do que precisa ser mantido também é uma facilidade que pode ser proposta.

A partir daí é elaborado um plano de arranjo documental e a indexação dos documentos, que serão organizados por palavras-chaves ou descritores para facilitar a sua localização.

Para garantir a qualidade, hoje essa gestão é executada por profissionais da área, devidamente graduados.

Uma outra opção oferecida ao cliente é a gestão do arquivo em espaços físicos terceirizados de armazenagem. Assim, após as etapas de diagnóstico, arranjo e indexação, é possível contar com o apoio da DPC para continuidade do projeto de gerenciamento do acervo. Isso garante ao cliente a praticidade de solicitar um determinado documento quando o mesmo for necessário para atender a uma auditoria interna ou demanda de agente fiscalizador.

O serviço pode ser formatado de acordo com a necessidade da empresa cliente, que pode contratar apenas os módulos que atendam aos seus objetivos: análise, triagem, identificação, catalogação, avaliação do prazo legal para guarda, digitalização, organização física e eletrônica, indexação/planilhamento, descarte e gerenciamento de acervo.