Cronograma de obrigações fiscais do segundo semestre exige cuidados das empresas

Após um primeiro semestre de muitas obrigações fiscais, novidades e adequações, é hora de se preparar para atender ao cronograma da segunda metade do ano. O período promete ser movimentado em razão de novas fases e prazos de módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), além, claro, do cumprimento de outras obrigações que já acompanham as empresas mensalmente.

Veja o que vem pela frente:

eSocial – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas

O sistema é um dos módulos do Sped e integra os dados enviados à Previdência Social, Caixa, Receita Federal e Ministério do Trabalho.

O eSocial é uma plataforma para registro digital de 15 obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias referente aos trabalhadores. A dificuldade fica por conta da quantidade de dados que precisam ser atualizados na etapa de implantação e mesmo da falta de estrutura de algumas empresas para alimentar as bases do sistema.

1. Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões

Ao longo do primeiro semestre de 2018, os negócios com faturamento acima de R$ 78 milhões ao ano já foram obrigados a aderir ao eSocial, cadastrando no sistema os dados referentes ao empregador, aos trabalhadores e folhas de pagamento.

A partir de julho, este grupo de empresas vive outra etapa, em que deve substituir a GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada.

As contribuições sociais previdenciárias passarão a ser recolhidas por meio de Documento de Arrecadação de Receitas Federais (Darf), gerado no sistema Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb).

2. Empresas privadas que possuam faturamento anual inferior a R$ 78 milhões (e que não estejam enquadradas como micro e pequenas empresas ou microempreendedores individuais)

A partir de julho, este grupo de empresas deve aderir ao eSocial. Em um primeiro momento, é necessário dar entrada somente em dados do empregador e tabelas. Informações relativas aos trabalhadores, folhas de pagamento e segurança e saúde, deverão ser inseridas mais adiante, conforme o avanço do cronograma (veja abaixo). No entanto, é fundamental que internamente já se inicie o trabalho de adequação ao momento seguinte.

3. Micro e pequenas empresas – com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões – e Microempreendedores Individuais (MEIs) que possuam empregados

Em 11/07/2018, após Resolução nº 4 do Comitê Diretivo do eSocial, este grupo de empresas, antes obrigado a iniciar o cadastro das informações a partir de julho de 2018, ganhou a opção de poder aderir ao sistema a partir de novembro deste ano.

A medida é uma opção oferecida a este grupo de empregadores, que, em caso de interesse, já poderá ingressar no eSocial desde já (16 de julho).

Ao ingressarem no sistema, em novembro, estas empresas deverão prestar as informações referentes às três fases iniciais do cronograma, de forma cumulativa, compreendendo o cadastro do empregador e tabelas, a inserção de dados do trabalhador e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos) e informações relativas às folhas de pagamento.

Reveja o cronograma da implantação do eSocial, em que estão destacados os prazos a serem cumpridos no segundo semestre de 2018:

Cronograma de implantação do eSocial	Grandes empresas*	Demais empresas**	Órgãos públicos
Cadastro do empregador e tabelas	Jan/2018	Jul/2018	Jan/2019
Dados do trabalhador e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos)	Mar/2018	Set/2018	Mar/2019
Folha de pagamento	Mai/2018	Nov/2018***	Mai/2019
Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada	Jul/2018	Jan/2019	Jul/2019
Dados de segurança e saúde do trabalhador	Jan/2019	Jan/2019	Jul/2019

* Empresas com receita bruta superior a R$ 78 milhões.

** Empresas privadas que possuam faturamento anual inferior a R$ 78 milhões (que não estejam enquadradas como micro e pequenas empresas ou microempreendedores individuais).

*** Prazo obrigatório para adesão de micro e pequenas empresas e microempreendedores individuais que possuam empregados.

ECF – Escrituração Contábil Fiscal

A ECF, outra das obrigações acessórias do Sped, tem como prazo final de entrega referente ao ano-calendário 2017 o dia 31 de julho de 2018.

A data-limite para entrega só é diferente nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, quando a operação ocorreu entre maio e dezembro. Nestas situações, a obrigação deve ser cumprida até o último dia útil do terceiro mês subsequente ao evento. Se qualquer operação do tipo for realizada entre janeiro e abril, o mês de julho permanece como prazo final para envio da declaração.

Devem preencher a ECF e atender ao prazo todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, sejam elas tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado ou lucro presumido. Estão desobrigados apenas os optantes do Simples Nacional, órgãos públicos, autarquias, fundações públicas e pessoas jurídicas inativas, que não tenham realizado, no ano-calendário, qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais.

O envio de informações fora do prazo ou a apresentação da declaração com erros ou omissões podem gerar multas que variam de acordo com o regime tributário adotado pela empresa.

EFD-Reinf: Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais

A EFD-Reinf é um módulo do Sped com foco na contratação de serviços e retenções de tributos que recai sobre pessoas físicas e jurídicas. Veja quem deve entregar aqui.

A utilização deste sistema, em conjunto com o eSocial, irá promover, paulatinamente, a substituição do envio de informações pela Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), pela Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), pela Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e pelo Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).

Desde maio de 2018, as empresas com receita bruta superior a R$ 78 milhões ao ano já estão obrigadas à entrega da EFD-Reinf, mas a partir de novembro, a obrigação se estende às demais empresas privadas, incluindo Simples, MEI e pessoas físicas (que possuam empregados).

Cumprimento das obrigações exige atenção global aos módulos do Sped

Com as informações integradas no ambiente do Sped, os contribuintes ficam mais expostos aos processos de fiscalização eletrônica, cada vez mais ágeis e precisos. Uma falha mínima na elaboração das declarações pode levar a duras penalidades.

Além do respeito aos prazos de envio e correto preenchimento de cada obrigação individualizada, as empresas devem estar atentas às informações declaradas em outras obrigações para eliminar o risco de inconsistências nos dados transmitidos, detectáveis a partir do cruzamento da malha de informações.

Para cumprir todas as obrigações nos devidos prazos e com o nível de qualidade exigido, manter uma rotina preventiva e uma estratégia para a realização de um trabalho sem pendências é essencial. Neste sentido, as empresas devem se organizar internamente e sempre que possível contar com uma assessoria especializada.

Informações atualizadas em 11/07/2018.