Deixar o certificado digital com o contador é uma prática segura?

Entenda quais são as precauções fundamentais para garantir a proteção das suas informações

Muita gente já sabe que o certificado digital é uma ferramenta essencial para a realização de operações em ambiente online. Mas, uma pergunta que pode surgir é: devo confiar o certificado digital ao meu contador?

Vale dizer que, por recomendação, um certificado digital deve ficar em posse exclusiva de seu proprietário. No entanto, a prática mostra que deixá-lo sob a responsabilidade do contador é algo bastante usual.

Isso certamente ocorre porque que esse tipo de dispositivo, utilizado para comprovar a identidade de uma pessoa ou empresa, é necessário para realizar diversas operações fiscais e administrativas com segurança, entre elas:

• Envio de obrigações acessórias: declarações como EFD-Reinf, DCTFWeb, eSocial, EFD-Contribuições, ECD, ECF, EFD-ICMS/IPI e outras exigem assinatura digital para serem transmitidas.

Veja também: Certificado digital: entenda como facilita e quando é obrigatório na declaração de Imposto de Renda

• Emissão de notas fiscais: se a empresa emite NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) ou NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica), o certificado digital é necessário para validar e assinar digitalmente os documentos.
• Acesso a sistemas públicos: acessar alguns ambientes de sistemas como e-CAC, Conectividade Social, entre outros, para consultar informações fiscais e previdenciárias também exige validação por meio de certificado.

Ou seja, nesse cenário informatizado, o certificado digital é exigido para assinar documentos digitalmente, validar a entrega de declarações, acessar serviços públicos nas esferas federal, estadual e municipal, entre outros procedimentos.

E, muito provavelmente, está a cargo de um contador a elaboração e transmissão de declarações como essas e a execução das outras tarefas mencionadas. Por essa razão, deixar o certificado digital em posse do parceiro contábil é tão comum. Afinal, isso agiliza processos e facilita a rotina de ambas as partes.

Quando é seguro deixar o certificado com o contador?

Deixar o certificado digital com o contador é seguro, desde que algumas precauções sejam tomadas. É imprescindível recorrer a um profissional qualificado, de confiança e que tenha um histórico de ética no mercado.

Quando esse cuidado é tomado, a utilização do certificado digital pelo parceiro é uma solução prática e eficiente para o cumprimento das obrigações fiscais de empresas e indivíduos.

Podem ser precauções adicionais:

✅ Contrato de uso: estabeleça formalmente as regras para o uso do certificado.

✅Monitoramento dos acessos: verifique periodicamente se há movimentações incomuns.

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