EFD-Reinf: Pontos importantes na adequação ao sistema

A Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) é um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), complementar ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), já em vigor.

A EFD-Reinf será utilizada por pessoas físicas e jurídicas, e tem foco na contratação de serviços e retenções de tributos. A utilização deste novo sistema, em conjunto com o eSocial, irá promover, paulatinamente, a substituição do envio de informações pela Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), pela Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), pela Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e pelo Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).

EFD-Reinf como ferramenta de controle fiscal

Por ser uma obrigação que exige o redesenho de rotinas, como exposto acima, o trabalho na implantação da EFD-Reinf pode ser um desafio por envolver a consolidação de informações de prestadores e tomadores de serviços em uma mesma plataforma, sem falar da relação próxima com o eSocial, que exige uma visão integrada de várias informações.

Por outro lado, esta pode ser uma oportunidade para o desenvolvimento de rotinas de integração dos processos contábeis e fiscais e um maior controle fiscal da empresa. É hora de se construir uma nova cultura na aquisição e venda de serviços, de se revisar os processos de apuração de cálculo de tributos retidos e de emissão de notas fiscais, e rever como é feita a baixa de registros contábeis.

Adequação ao sistema

São muitas as adequações necessárias na implantação da EFD-Reinf. Diante disso, a Domingues e Pinho Contadores elaborou a lista de procedimentos abaixo, para que sua empresa tenha uma transição sem surpresas.

1. Conheça a sua empresa

Estude as rotinas que estarão envolvidas com a EFD-Reinf, sem esquecer que estas são complementares ao eSocial. É muito importante o conhecimento de todos os processos relacionados e quais os departamentos que estarão envolvidos, e a partir disso desenhar a metodologia de trabalho.

2. Prepare as pessoas

Considerando que as empresas terão um grande trabalho na implantação e depois na realização das rotinas necessárias, é necessário conscientizar e preparar os gestores e auxiliares envolvidos.

Uma atitude crítica, organizada e de respeito aos prazos é de extrema importância na execução das tarefas. Investir em treinamento e capacitação pode ser uma ótima opção.

A Domingues e Pinho tem promovido treinamentos junto aos seus clientes orientando a respeito do EFD-Reinf e os impactos na rotina e no trânsito das informações.

3. Revise os processos

Toda a rotina envolvida deve estar adequada à legislação da EFD-Reinf. É relevante que sejam verificados os cadastros de fornecedores e clientes com o objetivo de validar os dados de CNPJ e identificar a natureza jurídica em que eles se enquadram.

Além disso, indicamos a análise dos eventos que a empresa deverá enviar e classificá-los por tipos de serviço fornecido e quais estão relacionados à retenção e cobrança de tributos.

Como muitas áreas da empresa estarão envolvidas com a EFD-Reinf, a empresa necessita rever ou criar os processos entre os departamentos (fiscal, financeiro, comercial, etc), para que haja uniformização e integração. Sem esquecer o papel do pessoal de TI na implantação do sistema e adoção de ferramentas de apoio.

Importante: O processamento das notas fiscais, principalmente dos serviços tomados, deverá ser realizado de forma a agilizar a escrituração e análise dos impostos retidos.

4. Acompanhe o recolhimento dos tributos

O pessoal envolvido com a área de tributos deve validar se os mesmos estão sendo recolhidos em conformidade com o estabelecido na legislação. Vale ressaltar que a emissão da nota fiscal deverá ocorrer na mesma competência da prestação do serviço. E, uma vez enviada a EFD-Reinf e o eSocial, estas informações estarão no banco de dados da DCTF-Web, de onde serão geradas as guias para pagamento.

Deve-se ainda avaliar quais os serviços prestados pela empresa sujeitos às regras da EFD-Reinf e se existe necessidade de ajustes na emissão da nota fiscal, retenção dos impostos e especificação de tais serviços.

5. Tenha um sistema de gestão adequado

O investimento em um sistema é fundamental para a empresa no registro e controle de informações, recolhimento de tributos e transmissão de dados necessários ao sistema da EFD-Reinf, pois inexiste sistema gratuito para utilização pelos contribuintes. Contudo, é extremamente importante confirmar se tal sistema está devidamente parametrizado para o atendimento das exigências fiscais.

6. Contrate uma consultoria fiscal

Terceirizar a prestação de informações da EFD-Reinf e demais obrigações da área fiscal pode ser uma ótima solução diante da complexidade da legislação tributária e do cruzamento de dados realizado pela Receita Federal.

Importante: A integração dos módulos do eSocial e da EFD-Reinf obriga as empresas a ter muita atenção. Se qualquer problema ocorrer e as informações não forem geradas, a empresa não conseguirá pagar os tributos e tampouco se beneficiar de créditos fiscais. Além disso, poderá ficar exposta ao pagamento de multas e a autuações, de acordo com o estabelecido na legislação.