Empresas devem ajustar rotinas para atendimento ao eSocial

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi instituído para que empregadores comuniquem ao governo, de forma unificada e por meio de transmissão eletrônica, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.

De acordo com o Portal eSocial, os dados coletados irão compor um banco de dados único que abrangerá mais de 40 milhões de trabalhadores e contará com a participação de mais de 8 milhões de empresas, além de 80 mil escritórios de contabilidade.

Marcelo Lima, diretor da Domingues e Pinho Contadores, esclarece que, embora não tenha sido acompanhado por mudanças na legislação trabalhista e previdenciária, o sistema altera, significativamente, a forma como as empresas se relacionam com o governo. Isso em um ambiente eletrônico em que o cruzamento de dados é o grande recurso do Fisco para mapear falhas e inconsistências.

Na avaliação do especialista, este momento exige que os negócios desenvolvam uma nova estrutura de trabalho e estabeleçam uma nova cultura organizacional.

eSocial: os impactos no dia a dia das empresas

As informações devem ser prestadas ao eSocial por meio de grupos de eventos. Cada evento possui um leiaute específico e deve ser remetido observando uma sequência lógica.

- Eventos iniciais: identificam o empregador e contêm dados básicos de sua classificação previdenciária e de sua estrutura administrativa.

- Eventos tabelas: complementam a estrutura da base de dados com uma série de informações que validam os eventos não periódicos e periódicos.

- Eventos não periódicos: não têm uma data exata para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação entre o empregador e o trabalhador (admissão, alteração de salário, desligamento, entre outros).

- Eventos periódicos: a ocorrência tem periodicidade definida. São compostos por informações de folha de pagamento, de apuração e de outros fatos geradores de contribuições trabalhistas e previdenciárias.

No ambiente do eSocial, os eventos são identificados por códigos "S", cada um relativo a um registro específico. Cada evento "S" é também um arquivo único, que deve ser apresentado de acordo com a sua ocorrência e prazo determinado pelo sistema.

O grande impacto na alimentação da base de dados, no dia a dia das empresas, fica por conta dos eventos não periódicos. Os setores responsáveis pela transmissão das informações devem estar atentos aos prazos, já que as multas e penalidades por atraso ou não apresentação podem ser pesadas.

Prazos para a comunicação de eventos não periódicos mais comuns:

Admissão	este evento deve ser transmitido até o final do dia imediatamente anterior à admissão do empregado. Também é possível a recepção do evento até 30 dias antes da data de admissão informada. O evento pode ser cancelado no sistema até o próprio dia da admissão, caso esta não se concretize.
Alteração de dados cadastrais do trabalhador	as empresas terão até o dia 7 do mês posterior em que ocorreu a alteração para informar o novo dado ou até o envio dos eventos mensais de folha de pagamento da competência em que ocorreu a alteração.
Alteração de contrato de trabalho	mudanças na forma de contratação devem ser informadas até o dia 7 do mês posterior à alteração ou até o envio dos eventos mensais de folha de pagamento da competência em que ocorreu a alteração.
Convocação para trabalho intermitente	deve ser enviado antes do início da prestação de serviços para a qual o empregado está sendo convocado.
Afastamento por atestado médico	de acordo com o manual os afastamentos de pelo menos três dias devem ser informados ao eSocial. Recomendamos que sejam enviados todos os atestados, independentemente da quantidade de dias.
Férias	precisam ser informadas ao trabalhador com 30 dias de antecedência e no eSocial junto com a folha de pagamento.
Término do contrato de experiência	As informações de desligamento de empregados devem ser enviadas até 10 (dez) dias seguintes à data do desligamento.
Comunicação de acidente de trabalho	as empresas deverão comunicar o acidente de trabalho à Previdência Social até o 1º dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato, à autoridade competente.
Desligamento	As informações de desligamento de empregados devem ser enviadas até 10 (dez) dias seguintes à data do desligamento
Reintegração	os casos em que o trabalhador é reintegrado também devem ser informados. Esta comunicação deve ser feita até o dia 7 do mês seguinte a que se refere a reintegração, desde que não ultrapasse a data do envio do evento “S-1200 - Remuneração de Trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social vinculado ao Regime Geral de Previdência Social”, e o “S-1202 – Remuneração do servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social”, para o trabalhador a que se refere.

"Cabe destacar que esses são os prazos para envio das informações ao ambiente do eSocial. Portanto, se a empresa terceiriza este trabalho de processamento e transmissão, deve-se considerar ainda o tempo de trâmite entre a contratante e contratada, de maneira que o cumprimento das exigências na data limite possa ser mantido", alerta Marcelo Lima.

Uma nova forma de trabalho

O eSocial amplia a necessidade das empresas trabalharem de forma organizada e alinhada diante do volume de informações e procedimentos envolvidos.

"Processos que antes ficavam pulverizados entre setores distintos precisam ser revistos e a cultura interna precisa ser repensada para que as informações possam estar integradas, de forma que sejam geradas com precisão, em acordo com os padrões e prazos da plataforma", explica o diretor.

Com o eSocial, informações que antes eram mensais passam a ser informadas pontualmente, com o fato gerador. Assim, um dos grandes desafios para as empresas é construir uma forma de atuação que lhes proporcione agilidade e a interligação de áreas anteriormente não integradas.

"A nossa experiência assessorando centenas de clientes mostra que capacidade técnica e conhecimento da legislação também são diferenciais neste momento. Quem investe na qualificação e conscientização da equipe alcança melhores resultados nesse projeto", complementa.