eSocial: nova fase é obrigatória para empresas com faturamento até R$ 78 milhões, exceto micro, pequenas e MEI

Observar as dificuldades enfrentadas pelas empresas de grande porte pode apoiar a superação dos principais desafios pelo novo grupo de empregadores

No dia 16 de julho, teve início a segunda etapa de implantação do eSocial, em que um novo grupo de empresas privadas do país – com faturamento anual de até R$ 78 milhões, exceto micro e pequenas empresas e os Microempreendedores Individuais (MEI) – passou a ser obrigado a utilizar a plataforma que unifica as informações prestadas ao fisco sobre os trabalhadores.

Como deve ser a adequação para as empresas obrigadas a prestar as informações

Os empregadores deverão, gradativamente, incluir as informações no sistema, conforme a seguir:

• Entre 16 de julho e 31 de agosto, os empregadores devem enviar ao sistema os eventos cadastrais e tabelas da empresa.
• Em 1º de setembro, começa a fase de povoamento do eSocial com dados cadastrais dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos).
• Em novembro, devem ser inseridas as informações referentes à remuneração do trabalhador e o fechamento das folhas de pagamento.
• A partir de janeiro de 2019, deve-se substituir a GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada. Paralelamente, também devem ser inseridos dados relativos à segurança e saúde do trabalhador.

A partir de julho, a obrigatoriedade atingiria também micro e pequenas empresas – que são aquelas com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões – e MEIs que possuem empregados, mas recente resolução do Comitê Diretivo do eSocial concedeu opção para os empregadores desta faixa enviarem os dados a partir de novembro (veja aqui).

No entanto, as empresas deste grupo que decidirem seguir as datas do faseamento original já podem iniciar o envio de dados ao sistema, de acordo também com as datas acima.

Cada fase precisa ser adequadamente concluída para que empregador avance para a próxima, já que cada etapa é pré-requisito para a seguinte. O não cumprimento de prazos expõe o empregador a multas e penalidades previstas na legislação trabalhista e previdenciária, exigindo assertividade no envio de informações.

Lições aprendidas

Em janeiro deste ano, as empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões iniciaram o processo de adequação que agora se estende ao novo grupo de empregadores.

A experiência de quem já vem utilizando a plataforma do governo pode ajudar aqueles que a partir de agora devem se adequar.

De acordo com o Portal eSocial, 97% das empresas do primeiro grupo já utilizam o sistema e estão fazendo os ajustes finais para o fechamento integral das folhas de pagamento.

A Domingues e Pinho Contadores, que atuou assessorando grandes empresas na adequação, comenta algumas das principais dificuldades impostas pela nova ferramenta de prestação de informações relativas aos trabalhadores:

- Inicialmente, acreditava-se que o sistema seria um ponto crítico para a implementação. De fato, o ambiente digital apresentou falhas, mas o verdadeiro impacto ficou por conta da imposição de um novo fluxo e ritmo de trabalho.

- Nessas empresas, o eSocial alterou a realidade dos profissionais que atuam em áreas como departamento pessoal e recursos humanos, gerando um aumento da demanda de atividades relacionadas à parametrização do sistema, coleta de dados, formalização de processos e padronização de rotinas.

- Para se ter uma ideia, um funcionário admitido deve ter as informações cadastradas no sistema até o fim do dia imediatamente anterior à contratação. Já as demissões precisam ser informadas até dez dias após a rescisão de contrato. Isso impõe às empresas uma nova velocidade para tratamento destes procedimentos, que devem ser executados com agilidade e precisão.

- Como a plataforma demanda capacidade técnica, especialização e conhecimento da legislação para o cumprimento dos prazos, quem investiu na qualificação e conscientização de sua equipe conseguiu passar de forma mais tranquila pelas etapas.

- Além disso, a experiência tem mostrado que o envolvimento de lideranças da empresa com o projeto tem grande importância, já que é preciso provocar uma verdadeira mudança de cultura para adequação às exigências.

- Um outro ponto de preocupação tem sido a tabela de rubricas de folha. A questão ainda esbarra na falta de objetividade de definição do que é o parâmetro correto. As rubricas estão relacionadas aos valores devidos aos empregados, sejam os salários, adicionais, benefícios vinculados à folha de pagamento. A indefinição tem levado empresas a buscar apoio jurídico para criar uma metodologia de cálculo que não gere problemas futuros.

Expectativas para o trabalho do novo grupo de empregadores

Muitas empresas do novo grupo, movidas pelo sentimento de que a obrigatoriedade de adesão ao eSocial poderia ser mais uma vez postergada, não se aplicaram à tarefa de adequação a esse novo momento.

Mas o eSocial é uma realidade a ser encarada. Agora, o sistema receberá um número muito maior de acessos e informações, já que este grupo concentra um maior número de empresas, de novos ramos de atividades, que utilizarão diferentes códigos para a inserção de dados cadastrais. Com esta multiplicidade de informações, novas falhas no sistema podem ser detectadas.

Assim como ocorreu com o grupo de grandes empresas, as dificuldades enfrentadas deverão avançar além da questão técnica. O principal ponto a tratar é a estruturação interna para o pleno atendimento às demandas, passando pelo aperfeiçoamento dos processos internos, o alinhamento entre os setores envolvidos e a parametrização de sistemas.

Como o ambiente digital exige dinamismo e os prazos são curtos, é preciso voltar a atenção para alguns pontos, como:

• Conscientização da gestão sobre a importância e urgência do projeto;
• Reestruturação interna e alinhamento entre os setores para organização das informações relativas aos trabalhadores;
• Capacitação das equipes envolvidas com a atividade;
• Investimento em formas mais ágeis de tratar as informações trabalhistas, como softwares, intranet e gestão eletrônica de documentos.

Assessoria para adequação ao eSocial

A Domingues e Pinho Contadores tem assessorado centenas de empresas na adequação e no atendimento ao eSocial, garantindo mais segurança e tranquilidade no processo.

A DPC atua oferecendo treinamentos customizados, na revisão de procedimentos internos para adoção das melhores práticas, na parametrização de sistemas, na revisão de registros até a conclusão da entrega da obrigação.

Este movimento tem gerado uma maior aproximação com os clientes deste serviço, pois, para propor soluções, é preciso entender as características de sua gestão, a sua rotina de trabalho, o estágio de avanço em que se encontra e a estrutura e os recursos disponíveis.

Dessa forma, a assessoria não se limita a um trabalho técnico, mas busca um entendimento global do negócio, dividindo com o assessorado o know-how adquirido ao longo de todo o acompanhamento das etapas do eSocial, da legislação que envolve a obrigação à prática com o ambiente digital e, principalmente da estratégia que permeia uma efetiva e bem-sucedida implantação.