Mapeamento de processos é importante ferramenta para a competitividade das empresas

A gestão eficaz de uma empresa exige permanente controle sobre todas as etapas da produção. Embora óbvia, esta afirmação não significa que o alcance de uma administração eficiente e adequada aos objetivos do negócio seja algo simples. O fato é que o gerenciamento dos processos pode ser determinante para o sucesso ou fracasso de qualquer empreendimento.

É preciso mapear e documentar o fluxo de processos internos a fim de identificar desperdícios de tempo e recursos, registros de informações não confiáveis, entre outras práticas prejudiciais ao rendimento esperado.

O mapeamento de processos é uma ferramenta essencial para maior controle e diagnóstico dos chamados “gargalos”, capaz de contribuir para:

• A identificação de oportunidades de melhorias;
• O desenvolvimento de soluções padronizadas para casos com similaridade;
• O aumento da produtividade e a melhoria do ambiente de trabalho;
• A melhoria da qualidade dos produtos ou da prestação de serviços;
• A otimização de custos e aumento da rentabilidade.

Somente a partir de uma visão global de todos os processos e recursos será possível traçar estratégias e realizar melhorias para obter ganhos significativos em produtividade e competitividade. Mas como impulsionar a gestão do negócio?

1. Identifique gargalos na produção

Os gargalos são as fases mais lentas, onde o processo de produção emperra. Estas etapas precisam ser detectadas e a causa da lentidão da atividade deve ser tratada. Para encontrar a solução, é necessário conhecer a rotina, conversar com os envolvidos na tarefa e avaliar minuciosamente questões como matéria-prima, maquinário, tecnologia e recursos humanos empregados.

A partir daí, será possível listar alguns pontos que possam estar limitando o bom andamento das atividades e a capacidade de entrega.

2. Incentive a equipe a participar

Criar formas para unir a equipe, incentivar a produtividade e estimular a participação são práticas que contribuem para evitar que gargalos surjam ou para que, pelo menos, possam ser mais facilmente identificados.

Investir em um canal de comunicação com a equipe pode ser um bom caminho para conseguir reportes imediatos de problemas na cadeia produtiva. Este relacionamento precisa ser construído de modo que os funcionários se sintam verdadeiramente estimulados a contribuir. Isso só se torna viável se estes agentes enxergarem que a melhoria trará um impacto positivo para o dia a dia e para o próprio grupo. É preciso lembrar ainda que consultas geram expectativa de retorno e solução. Então, é preciso tomar alguns cuidados ao administrar este relacionamento para que a proposta não leve a um efeito contrário.

3. Mapeando processos

Ao não investir no mapeamento de processos, a empresa se vê em um cenário de falta de procedimentos e controles, gargalos não identificados, dificuldade de atribuir responsabilidades, equipes com tarefas mal definidas, informações imprecisas, desperdício de recursos materiais e humanos, falhas na comunicação, entre outros problemas.

De uma forma geral, o mapeamento processos permite entender:

• Como a unidade do negócio funciona;
• Como e quando as atividades são executadas;
• Quais os agentes envolvidos em cada etapa.

A partir deste levantamento, a empresa tem condições de formar uma melhor compreensão do momento do negócio, o que é importante para amparar a tomada de decisões. Isso permite identificar práticas nocivas para que elas possam ser combatidas e a criação de novos procedimentos e modelos de atuação.

De forma sistemática e abrangente, é fundamental conhecer todas rotinas e procedimentos internos e o impacto de cada um nos resultados. Em complemento a esta ação, investir em tecnologia, como um software que auxilie na documentação de processos, informações e cruzamento de dados, pode representar um ponto extremamente favorável à gestão.

A escolha de uma metodologia para a implementação do mapeamento de processos também deve ser definida. Fluxograma, fluxograma horizontal, UML – Unified Modeling Language e BPMN – Business Process Model and Notation são algumas modelagens possíveis. Esta última é a mais conhecida e aceita internacionalmente, pelo modo claro e intuitivo de sua proposta de uso.

4. Impulsione a gestão com o apoio de especialistas

Muitas vezes, identificar falhas, inconsistências, gargalos e redundâncias acaba sendo difícil para quem vive a rotina de trabalho tão de perto. Por isso, organizações têm recorrido a uma assessoria que desenvolva a solução. Um outro problema é que nem sempre as empresas têm em seu quadro profissionais capazes de empregar as melhores ferramentas e modelagens para uma avaliação assertiva e que vá gerar resultados efetivos.

Por isso, contar com o apoio de uma consultoria especializada pode ser o melhor caminho. A Domingues e Pinho Contadores adapta o escopo à necessidade do cliente, sempre se dedicando a conhecer a fundo as rotinas e procedimentos e seus impactos para o desempenho, a partir da elaboração de fluxos e uso da notação BPMN.

A empresa conta com um Escritório de Processos dedicado a atender tanto demandas internas quanto clientes externos que enfrentam dificuldades para identificar os entraves na condução dos seus negócios ou ainda, nos casos de fusão de aquisição, em que a empresa adquirente precisa tomar ciência de (ou mapear) todas as operações da empresa adquirida.

Os especialistas elaboram um diagnóstico que irá apontar eventuais fragilidades do negócio, abastecendo o cliente de informações qualificadas que possibilitem a definição de ações capazes de contribuir para a superação de barreiras e para as melhorias necessárias.