O que muda na rotina das empresas com o eSocial

Especialistas são unânimes em afirmar que o eSocial traz impactos para a rotina das empresas e impõe uma nova forma de atuação no dia a dia.

Embora não tenha sido acompanhado por mudanças na legislação trabalhista e previdenciária, o sistema centraliza uma série de informações, mudando significativamente a forma como as empresas se relacionam com o governo. Isso em um ambiente eletrônico em que o cruzamento de dados é o grande recurso do Fisco para mapear falhas e inconsistências.

Muito se fala que este momento exige que os negócios desenvolvam uma nova estrutura de trabalho e estabeleçam uma nova cultura organizacional. Mas, na prática, o que muda na rotina das empresas com o eSocial?

eSocial: os impactos no dia a dia das empresas

As informações devem ser prestadas ao eSocial por meio de grupos de eventos. Cada evento possui um leiaute específico e deve ser remetido observando uma sequência lógica.

- Eventos iniciais: identificam o empregador e contêm dados básicos de sua classificação previdenciária e de sua estrutura administrativa.

- Eventos tabelas: complementam a estrutura da base de dados com uma série de informações que validam os eventos não periódicos e periódicos.

- Eventos não periódicos: não têm uma data exata para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação entre o empregador e o trabalhador (admissão, alteração de salário, desligamento, entre outros).

- Eventos periódicos: a ocorrência tem periodicidade definida. São compostos por informações de folha de pagamento, de apuração e de outros fatos geradores de contribuições trabalhistas e previdenciárias.

No ambiente do eSocial, os eventos são identificados por códigos “S”, cada um relativo a um registro específico. Cada evento “S” é também um arquivo único, que deve ser apresentado de acordo com a sua ocorrência e prazo determinado pelo sistema.

O grande impacto na alimentação da base de dados, no dia a dia das empresas, fica por conta dos eventos não periódicos. Os setores responsáveis pela transmissão das informações devem estar atentos aos prazos, já que as multas e penalidades por atraso ou não apresentação podem ser pesadas.

Veja também: Sua empresa conhece as multas que podem ser aplicadas no eSocial?

Prazos para a comunicação de eventos não periódicos mais comuns:

Cabe destacar que esses são os prazos para envio das informações ao ambiente do eSocial. Portanto, se a empresa terceiriza este trabalho de processamento e transmissão, deve-se considerar ainda o tempo de trâmite entre a contratante e contratada, de maneira que o cumprimento das exigências na data limite possa ser mantido. Daí também a importância de contratar fornecedores qualificados para esta gestão e entregas.

Uma nova forma de trabalho

Fica muito claro que o eSocial amplia a necessidade das empresas trabalharem de forma organizada e alinhada diante do volume de informações e procedimentos envolvidos.

Processos que antes ficavam pulverizados entre setores distintos precisam ser revistos e a cultura interna precisa ser repensada para que as informações possam estar integradas, de forma que sejam geradas com precisão, em acordo com os padrões e prazos da plataforma.

Com o eSocial, informações que antes eram mensais passam a ser informadas pontualmente, com o fato gerador. Assim, um dos grandes desafios para as empresas é construir uma forma de atuação que lhes proporcione agilidade e a interligação de áreas anteriormente não integradas.

Capacidade técnica e conhecimento da legislação também são diferenciais neste momento. Quem investe na qualificação e conscientização da equipe alcança melhores resultados nesse projeto.

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