O que muda para as empresas com a entrada em vigor da EFD-Reinf

No campo fiscal e tributário, uma das alterações que vem exigindo a atenção dos empresários é a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais – EFD-Reinf. O novo sistema entra em vigor em 1º de maio de 2018 para empresas com receita bruta superior a R$ 78 milhões no ano-calendário de 2016, e a partir de novembro se estende às demais empresas privadas, incluindo optantes do Simples Nacional, Microempreendedor Individual (MEI) e pessoas físicas que possuem empregados.

Com a mudança, a Receita Federal pretende aprimorar a apuração dos tributos gerados pelas relações de prestação de serviços. A obrigatoriedade é mais um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e tem caráter complementar ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), também em processo de implantação.

O objetivo é manter em uma base de dados unificada todos os eventos trabalhistas, previdenciários e fiscais, de modo que os órgãos fiscalizadores possam atuar de forma mais efetiva. Com a nova escrituração, a Receita Federal passa a ter maior controle sobre os contribuintes, agora mais expostos aos cruzamentos e, consequentemente, sujeitos a penalidades.

Somente o leiaute da EFD-Reinf traz mais de 500 campos, o que deixa claro que é preciso se dedicar à tarefa de resposta ao sistema. Todo este movimento demanda a reavaliação dos processos internos para atender à nova forma de transmissão dos dados.

A obrigação altera radicalmente a relação entre as empresas e o fisco. Uma mudança significativa diz respeito à forma de recolhimento de tributos. Antes, o próprio contribuinte era responsável pelo processo de prestação de contas, cálculo dos tributos, pagamento e envio à Receita, além da confissão da dívida tributária por meio da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF). A partir da competência de julho de 2018, para fins de INSS, com as informações sendo prestadas na EFD-Reinf e no eSocial, serão calculados automaticamente, por meio da DCTF-Web, os valores que deverão ser recolhidos. O aplicativo vai processar os valores e emitir o Darf já preenchido para pagamento.

A EFD-Reinf se enquadra às pessoas jurídicas que tomam serviços sujeitos às retenções federais e que realizam ou prestam serviços com cessão de mão de obra ou empreitada, dentre outras hipóteses de enquadramento. Isto engloba a terceirização de atividades, como nos casos em que um funcionário do prestador de serviço atua nas dependências do cliente (tomador) ou em um local indicado por este último.

Também estão obrigados a emitir a escrituração os produtores rurais e as agroindústrias que utilizam como parâmetro para contribuição previdenciária a receita bruta sobre as comercializações. Entram ainda na relação as pessoas físicas e jurídicas que receberam ou pagaram rendimentos sobre os quais existe a retenção do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), tanto em operações para si ou como representante de terceiros. Por fim, a EFD-Reinf amplia o controle sobre equipes de futebol profissional, eventos desportivos e seus patrocinadores.

Em um primeiro momento, o sistema irá processar todas as retenções, exceto o IR, PIS, Cofins e CSLL, que passarão a ser informados a partir do segundo semestre, em datas até então não definidas. Com a inclusão gradativa, o ambiente digital deve passar por modificações, o que pode gerar instabilidade e retrabalho, principalmente sistêmico, para as equipes envolvidas.

Há a expectativa que a EFD-Reinf e o eSocial em pleno funcionamento abram caminho para a substituição de obrigações acessórias que hoje são solicitadas de outras formas, como a Dirf, a GFIP, a Rais e o Caged. Nesta fase de transição, no entanto, é preciso ter atenção com as obrigações que continuam sendo enviadas de forma não integrada, ainda sem data para serem totalmente descontinuadas na nova plataforma.

De imediato, há a necessidade de adaptação à forma de apresentação das ocorrências com a parametrização do sistema utilizado pela empresa, mesmo que o leiaute ainda passe por alterações. Para Adriana Costa, diretora de Impostos da Domingues e Pinho Contadores, um dos pontos críticos é a integração da EFD-Reinf com o eSocial. Isso porque os dados precisam ser transmitidos em ambas as plataformas, de acordo com os prazos de cada uma, para a emissão das guias de recolhimento. “Na prática, isso significa que se as informações não forem geradas em conformidade, a empresa não conseguirá pagar impostos ou se beneficiar de créditos fiscais”, explica.

Os dados devem ser apresentados até o dia 15 do mês subsequente ao que se deu o fato. Agentes promotores de eventos esportivos, no entanto, devem apresentar as informações em até dois dias úteis contados a partir do fim do evento. “Esse novo momento exige uma visão integrada dos fluxos fiscais e tributários e gera a necessidade de operar de forma mais organizada, ágil e transparente, já que os cruzamentos no ambiente digital poderão revelar facilmente inconsistências e o descumprimento de prazos, gerando multas e autuações”, alerta Adriana Costa.

Falhas ou omissões na prestação de contas de operações financeiras podem pesar no bolso, já que as multas decorrentes podem chegar a 3% do valor da operação em questão. A perda do prazo da transmissão também representa um problema, com multas que ficam entre R$ 500 e R$ 1500 por mês.

A falta de preparo para o cumprimento da obrigação pode afetar diretamente os lucros e diminuir a viabilidade do negócio. “O ideal é contar com uma assessoria, principalmente nesta fase inicial, que auxilie no alinhamento dos processos internos e na parametrização sistêmica, até que a nova demanda seja plenamente integrada à rotina profissional”, avalia a especialista.