Retenção de impostos na fonte: pontos de atenção para a conformidade das empresas

Por Luciana Lupinucci e Patrícia Guimarães

A retenção de impostos e contribuições na fonte pelo governo cobra parte dos tributos devidos pelo contribuinte de forma antecipada, funcionando como um recurso para controle da arrecadação e minimização da sonegação.

Como se sabe que esta retenção de valores é compulsória, a dinâmica pode soar como algo simples e sem margem para muitos desdobramentos. Mas a prática mostra que as empresas devem estar atentas a uma série de questões que podem refletir no recolhimento indevido de impostos, tanto a menor, gerando riscos de multas e penalidades, quanto a maior, ocasionando perdas financeiras.

O cálculo da retenção é influenciado pelo serviço prestado ou tomado pela empresa. Levando-se em conta somente estes dois pontos, já se verifica a necessidade de uma minuciosa avaliação para detectar qual o caminho mais adequado para a conformidade.

O que é a retenção de impostos?

É a destinação ao governo, de forma antecipada, de parte dos valores que devem ser pagos em tributos pela pessoa jurídica.

A retenção destacada na emissão da nota fiscal é deduzida do valor bruto. Após essa dedução, observando a base de cálculo, chega-se ao valor líquido do serviço.

Quais os tributos envolvidos?

Essas retenções recaem sobre os seguintes tributos:

• PIS (Programa de Integração Social);
• COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social);
• CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido);
• IRRF (Imposto sobre a Renda Retido na Fonte);
• INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social); e
• ISS (Imposto Sobre o Serviço).

Cada tributo possui uma alíquota base, mas pode haver variação conforme a atividade desempenhada pela empresa.

Obrigatoriedade

Nem todas as empresas estão obrigadas a efetuar a retenção de tributos nas notas fiscais. Estão isentos:

• Os microempreendedores individuais (MEIs);
• As microempresas (ME) e;
• As empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional*.

*Optantes pelo Simples Nacional recolherão o ISS conforme a faixa de faturamento em que se enquadram. Existem ainda atividades em que o ISS poderá ser retido e não deverá ser incluído no cálculo do DAS - Documento de Arrecadação do Simples Nacional.

Estão obrigadas à retenção de tributos sobre a prestação de serviços:

• As empresas enquadradas no regime tributário Lucro Real;
• As empresas enquadradas no regime tributário Lucro Presumido.

De forma geral, destacam-se alguns serviços que sofrem retenção de IRRF e contribuições: limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, contabilidade, advocacia, auditoria, consultoria, assessoria, ensino, arquitetura, engenharia, locação de mão de obra.

Quando do contrato com órgãos públicos, a retenção dos tributos será devida inclusive nos casos de comercialização de produtos.

Principais cuidados

A experiência tem mostrado que a ocorrência de fornecedores que emitem notas fiscais sem destacar a retenção ainda é frequente.

Entra em cena então a responsabilidade solidária, em que a verificação das retenções acaba pesando sobre o contribuinte tomador do serviço. Este sempre deve checar se a empresa prestadora está retendo na fonte os tributos de maneira correta. Falhas ou omissões nesse processo podem levar a multas e penalidades.

Outro aspecto relevante e que muitas empresas não realizam é o contrato de prestação de serviço firmado entre o tomador e o prestador de serviço, que serve de suporte para emissão da nota fiscal, e que mediante uma fiscalização é solicitado, como também para a apuração da base de cálculo previdenciária.

Podemos citar como exemplo o setor de construção, em que há exigência da discriminação no contrato dos materiais e equipamentos para que haja a dedução destes na base de cálculo.

As deduções representam valores expressivos e é comum encontrar casos de dedução indevida ou inadequada que geram multas e penalidades em fiscalizações.

A atenção a todas essas variáveis acaba atribuindo uma forte carga burocrática às empresas. Por isso, cada vez mais, negócios transferem todo esse escopo de serviços tributários a escritórios especializados, que podem ser um valioso auxílio para atribuição e cálculos corretos das retenções.

Retenção de INSS

A empresa que contrata serviços por meio da cessão de mão de obra ou por empreitada, ainda que em regime de trabalho temporário, fica obrigada à retenção de 11% do valor bruto da nota fiscal, recibo ou fatura.

Ou seja, para evitar passivos, o tomador de serviços deve estar atento não só às questões trabalhistas e previdenciárias, mas também às obrigações tributárias.

Somente serviços específicos estão sujeitos à essa retenção, conforme disposto na Instrução Normativa RFB 971/2009.

É importante frisar que, em hipótese alguma, a empresa deve deixar de recolher os tributos incidentes sobre a terceirização, pois isto pode acarretar sanção administrativa, multas e, em último caso, configurar crime tributário.

Retenção de ISS

A retenção do ISS é devida no local de prestação do serviço, ficando o recolhimento a cargo do tomador. A alíquota varia entre 2% e 5%.

Sendo um imposto de ordem municipal, cuja aplicação varia conforme a legislação específica de cada localidade, é comum que sejam encontradas falhas no cálculo da retenção do ISS ou até mesmo casos de bitributação.

Muitas empresas não têm o conhecimento da obrigatoriedade de cadastro como prestador no município do tomador do serviço.

Alguns municípios exigem esse cadastramento, como é o caso de Rio de Janeiro e São Paulo. Nesses casos, há a necessidade de reter e recolher o imposto para ambos, ou seja, tanto para o munícipio onde está localizado o prestador como para o município do tomador do serviço.

Retenção de impostos na fonte em tempos de cruzamentos

O investimento em tecnologia de agentes fiscalizadores como a Receita Federal vem ampliando os cruzamentos eletrônicos, otimizando os resultados do órgão que tem entre as principais tarefas o combate à sonegação.

Retenções de INSS divergentes entre tomador e prestador podem ser identificadas com a transmissão da EFD-Reinf, uma vez que ambos (prestador e tomador) lançam as mesmas informações.

A qualidade dos dados gerados e transmitidos no que diz respeito às retenções também causa reflexos no eSocial. Por exemplo, a não associação de empregados relacionados a uma nota fiscal declarada compromete a integridade das informações prestadas à plataforma.

Uma das mudanças que a EFD-Reinf trouxe com sua implantação foi justamente a alteração da forma e periodicidade de apresentação das informações ao Fisco. Se antes eram demonstradas apenas anualmente na DIRF, no que tange ao IRRF, com a escrituração, estas passarão a ser enviadas também mensalmente, impondo um novo ritmo às empresas.

Falhas nas retenções de PIS/Cofins serão facilmente verificadas na declaração da DCTF. Esse documento traz informações sobre tributos e contribuições feitos pelas empresas mensalmente.

Negócio bem orientado: um diferencial competitivo

Entre siglas, alíquotas e pormenores das leis, não é incomum que o empresário se veja perdido diante de suas obrigações referentes à retenção de impostos. Contar com orientação especializada pode ser um diferencial competitivo, ao evitar que a empresa cometa erros que irão gerar retrabalho, além de multas e penalidades.

A Domingues e Pinho Contadores oferece soluções completas para que negócios de diversos segmentos alcancem a melhor performance, mesmo diante da complexa legislação brasileira.

Dentro do escopo da consultoria tributária, os especialistas da DPC atuam desenvolvendo serviços voltados a uma gestão eficiente de tributos, passando pela adequação de regime e revisão de procedimentos, sempre indicando as práticas empresariais mais adequadas ao negócio.

A DPC também promove treinamentos customizados in company sobre retenções de impostos para empresas interessadas em capacitar a sua força de trabalho.