Revisão da folha de pagamento: estratégia para prevenção de riscos e redução de custos

Garantir a conformidade da folha de pagamento da empresa vai muito além da mitigação de riscos trabalhistas e adequação ao eSocial. A redução de custos com a revisão das alíquotas previdenciárias e a possibilidade de restituição ou compensação com outros tributos federais confere novas possibilidades estratégicas.

De Marcelo Lima e Luciana Lupinucci

Toda empresa precisa estar em dia com as obrigações trabalhistas e previdenciárias, porém, diante do volume de informações, não cometer erros se tornou uma árdua tarefa. Por isso, buscar especialistas para executar a revisão da folha de pagamento pode ser uma solução.

Embora, com a Reforma Trabalhista, as ações movidas por empregados na Justiça do Trabalho tenham caído 34%, o número continua expressivo. Em 2018, segundo dados da Justiça do Trabalho, as varas de primeira instância receberam 1.726.009 reclamações. Dentre elas, as queixas mais comuns são com relação ao não recolhimento de INSS, à hora extra e verbas de rescisão de contrato, conforme demonstra a própria Justiça do Trabalho.

A revisão consiste em verificar a operacionalização da folha de pagamento item a item, desde a análise do contrato social e CNAE (Código Nacional de Atividade Econômica) até chegar à folha de pagamento, suas especificidades e o recolhimento do INSS, FGTS e IRRF.

No caso da revisão de folha, é possível identificar erros por falta de atualização de alíquotas em observância à legislação vigente. Um exemplo comum é quando a empresa sabe que a CLT estabelece que a hora extra deve ser paga no mínimo a 50%, mas esquece de observar a convenção ou acordo coletivo e da categoria. Neste caso, o que prevalece é a norma específica, no caso de uma convenção ou um acordo coletivo que pode determinar uma porcentagem maior que a da CLT.

Esquecer de atualizar o sistema com essa diferença causa inconsistência de informação na folha. Ou seja, a revisão observa se as verbas estão sendo pagas de acordo com a CLT, outros preceitos definidos em acordo ou convenção coletiva e, também, de acordo com as normas previstas nas profissões regulamentadas.

Além disso, é importante acompanhar a legislação quanto a eventuais mudanças das tabelas previdenciárias, inclusão ou exclusão de CNAE para o enquadramento do RAT (Riscos Ambientais do Trabalho). A adoção de alíquotas incorretas gera cálculo errôneos de tributos. Por isso, a revisão também é indicada nesses casos.

Confira a seguir alguns dos benefícios que a revisão da folha de pagamento traz para as empresas a fim de evitar multas e penalidades não apenas com a Receita Federal e a Superintendência do Trabalho, mas também com a Justiça do Trabalho.

Exigências para prestação de serviços ao setor público

Uma situação comum são empresas que prestam serviços para órgãos públicos e que precisam, por exigência do contrato, apresentar um dossiê com documentos relacionados à folha de pagamento periodicamente. Tal medida busca constatar se a empresa prestadora do serviço está em conformidade com as normas trabalhistas e previdenciárias, especialmente em relação ao eSocial. O recebimento de valores do contrato pode ser comprometido, pela falta da entrega de tais informações ou se irregularidades forem detectadas pelo poder público.

O trabalho de revisão colabora para que possíveis inconsistências sejam identificadas previamente à entrega do dossiê, possibilitando à empresa tomar as medidas necessárias. Em complemento, a assessoria na elaboração do dossiê, conforme as especificações do contratante, traz tranquilidade e segurança para a empresa prestadora de serviços.

Revisão das alíquotas previdenciárias

Um ponto crítico na hora de verificar a folha de pagamento é a parametrização das alíquotas que, em caso de erro, podem causar problemas com o Fisco ou com a Justiça.

Uma revisão analítica das rubricas/eventos da folha de pagamento, feita por especialistas, pode apontar redução de custos para a empresa, uma vez que é comum encontrar empresas recolhendo tributos a mais ou deixando de efetuar o pagamento ou, ainda, aplicando alíquota incorreta na retenção do INSS e IRRF. Outro tipo de revisão mais pontual que pode ser feita é sobre o cálculo de rescisão e férias, quando há dúvidas sobre o pagamento.

Revisão da folha de pagamento x eSocial

Durante a implantação do eSocial, as empresas dedicaram muita atenção à análise das rubricas, que são os vencimentos descritos na folha de pagamento, para a devida parametrização de alíquotas e códigos no sistema.

Por exemplo: ao pagar o aviso prévio, antes, existia uma tributação para INSS. Porém, com a alteração na legislação, o aviso prévio deixou de ser tributado para INSS. Se a empresa não muda conforme a lei, o tributo é recolhido de forma indevida.

Ou seja, o profissional responsável pela folha de pagamento da empresa que operacionaliza o sistema, deve ter a capacidade analítica e legal para entender se o resultado gerado está ou não de acordo com a legislação, caso contrário, a empresa pode entrar em inconformidade.

A revisão da folha de pagamento e de casos pontuais geram relatórios analíticos que informam as medidas que a empresa precisa tomar para estabelecer a parametrização legal e, em alguns casos, a melhoria de processos.

Oportunidades de restituição e compensação de tributos federais

Não é incomum casos de contribuintes que tenham efetuado pagamento indevido ou a maior e não estão cientes das possibilidades legais de restituição ou compensação de tributos federais (PIS e COFINS; IRPJ e CSLL; IPI e INSS).

Após o devido levantamento, a abertura do processo administrativo pode ser realizada pelos sistemas PER/DCOMP e PER/DCOMP web, a depender da natureza da operação ou do tributo e do período.

Com a entrada em vigor da DCTFweb passa a ser possível a compensação cruzada de tributos federais, o que traz grandes vantagens para o fluxo de caixa das empresas. No entanto, o processo de compensação ou restituição deve estar muito bem embasado nas obrigações transmitidas pela empresa como, por exemplo, ECF, EFD-ICMS/IPI, EFD-Contribuições, eSocial, ECD, EFD-Reinf e DCTFWeb, demonstrando o direito creditório.

Leia mais detalhes sobre esse assunto em: PER/DCOMP Web: compensação e restituição de tributos federais - oportunidades à vista para as empresas

Estar em dia também é estratégico!

Ter a folha de pagamento em dia com a legislação deixou de ser apenas uma obrigação, mas também, uma maneira estratégica não só para evitar problemas com o Fisco ou com a Justiça Trabalhista, mas também para redução de custos. A Domingues e Pinho Contadores dispõe de equipe de especialistas com vasta experiência em revisão de folha de pagamento, apta a auxiliar as empresas em diversos momentos e situações críticas, analisando caso a caso.