Revisão da folha de pagamento facilita a adequação à terceira fase do eSocial

Independentemente do porte do negócio, estar em dia com todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias é uma tarefa árdua diante do volume e da complexidade das normas que encontramos no Brasil. O mais empenhado empregador não está livre de cometer erros, seja por descuido ou por não estar atualizado com a evolução da legislação aplicável. Para evitar problemas ou contratempos, contratar um serviço de revisão de folha de pagamento é uma boa solução.

Manter uma rotina de revisão preventiva pode minimizar riscos a algum tipo de autuação previdenciária ou reclamação trabalhista, e ainda auxiliar no ajuste dos processos existentes.

A entrada em vigor do eSocial vem exigindo atenção das empresas, uma vez que existem prazos distintos para o envio das informações relativas aos eventos periódicos e não periódicos que devem ser declarados bem próximos ao fato gerador. Neste novo contexto, recorrer à revisão da folha de pagamento como um instrumento para adequação ao eSocial auxilia no alinhamento das práticas e na correção de procedimentos e inconsistências, minimizando falhas.

O atendimento ao eSocial envolve também a coleta de dados e parametrizações de sistemas, passando pela redefinição de processos da empresa, integração entre os departamentos envolvidos, entre outros pontos. Veja uma avaliação sobre a primeira fase de implantação e aspectos importantes sobre a segunda etapa.

Terceira fase do eSocial: uma nova forma de prestar informações relativas à folha de pagamento

A implantação do eSocial caminha para a terceira etapa do cronograma para o 1º grupo, em que as empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões precisam enviar as folhas de pagamento a partir do mês de maio de 2018. Mais adiante, em novembro, essa obrigatoriedade se estenderá às demais empresas, incluindo optantes do Simples Nacional, MEI e pessoas físicas que possuem empregados (veja o cronograma completo aqui). 

É importante frisar que o eSocial não traz alterações para a legislação em vigor, mas impacta a forma de apresentação dos dados aos órgãos do governo. A medida automatiza os meios para fiscalização de irregularidades e torna as empresas mais suscetíveis a punições quando as informações não são prestadas conforme as exigências fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.

Com isso, as informações referentes à folha de pagamento precisarão ser preenchidas de forma ainda mais minuciosa do que ocorre atualmente, já que qualquer falha no preenchimento poderá resultar em alguma infração.

No ambiente do eSocial, o evento “S-1200 – Remuneração do Trabalhador vinculado ao Regime Geral da Previdência Social” concentra os elementos referentes à folha, listando os dados e a remuneração de cada empregado. Estas inserções serão a base para cálculos como  FGTS, IRPF e contribuição previdenciária. O empregador terá até o dia 7 do mês seguinte ao período de referência para envio da folha (antecipando o vencimento para o dia útil imediatamente anterior no caso de não haver expediente bancário no dia 7).

Revisão da folha de pagamento: como é o processo

Normalmente, o principal objetivo é identificar possíveis valores calculados em desacordo com a legislação vigente e/ou descontados indevidamente dos colaboradores. Contudo, o foco pode ser mais amplo, fazendo com que a análise dos documentos e parâmetros definidos possa identificar práticas ligadas à gestão de pessoal, políticas internas, aderência às melhores condutas do mercado, normas vinculadas à atividade e à legislação, sendo um importante instrumento de apoio para a gestão da empresa.

Entre a admissão do empregado e um possível desligamento há um emaranhado de obrigações presentes na rotina da empresa. O serviço de revisão da folha de pagamento consiste na atuação preferencialmente preventiva, através da revisão de procedimentos, desenvolvimento de soluções, elaboração de laudos de avaliação, dentre outros serviços.

Esta consultoria consiste em:

• Revisão dos documentos exigidos pelo Ministério do Trabalho;
• Revisão dos documentos exigidos pelo INSS;
• Revisão do processamento da folha de pagamento;
• Revisão dos procedimentos de admissão, desligamentos e demais rotinas;
• Revisão e criação de controles internos preventivos, quando necessário;
• Prevenção de passivos tributários relacionados à apuração e recolhimento de encargos sociais;
• Análise e cruzamentos de informações relacionadas a autuações e fiscalizações;
• Verificar créditos para compensação ou restituição futura ou débitos em aberto não identificados pela empresa.

Esses tópicos trazem informações que se relacionam a eventos periódicos e não periódicos na vida do empregado, que devem ser relatadas nos devidos campos do ambiente digital do sistema.

Como não há margem para erros, é recomendável que o empresário avalie a possibilidade de deixar sob os cuidados de especialistas estas operações vitais para o funcionamento da empresa, mas que ainda assim não estão diretamente ligadas ao foco principal do negócio. Além disso, hoje, as atividades vinculadas à folha de pagamento precisam estar alinhadas ao domínio do eSocial, pois não é possível tratar de eventos trabalhistas e previdenciários sem ter uma ampla visão do que é exigido pelo sistema.

A Domingues e Pinho Contadores disponibiliza o serviço de revisão de folha no processo de implantação de novos clientes e na rotina dos serviços (outsourcing trabalhista), entendendo que este processo é fundamental para a minimização de falhas nesta fase de adequação ao eSocial.