Revisão trabalhista e previdenciária: empresas em conformidade e preparadas para processos de fusão e aquisição

Levantamento avalia o cumprimento da rotina de obrigações e verifica a existência de passivos trabalhistas quando se estuda a viabilidade de compra e venda de empresas

Por Luciana Lupinucci

Manter-se em dia com as obrigações trabalhistas e previdenciárias é o melhor caminho para evitar as duras penalidades que incidem sobre o descumprimento da legislação pertinente.

Porém, na prática, o volume de atribuições que recai sobre as empresas, além dos pormenores das exigências, dificulta o pleno atendimento às normas brasileiras.

Neste contexto, a revisão trabalhista e previdenciária surge como uma opção para a prevenção de passivos que tenham origem em rotinas equivocadas, seja no registro, manutenção ou desligamento de empregados, ou nos pagamentos e declarações.

Por que a revisão trabalhista e previdenciária é importante?

Só em 2019, o Ministério da Economia promoveu 221,94 mil operações em empresas no país para verificar a regularidade nas contratações, saúde e segurança, inserção de pessoas com deficiência (PCDs) e aprendizes, recolhimento de FGTS, entre outros itens.

As inspeções, bem como outras formas de identificar inconsistências na prestação de contas demonstram a importância de investir na verificação da integridade das informações relativas aos trabalhadores.

Por isso é válido promover periodicamente a revisão trabalhista e previdenciária abrangendo os contratos de trabalho, a aplicação correta das verbas remuneratórias e indenizatórias, entre outros pontos.

A revisão trabalhista e previdenciária traz como benefícios:

• O apontamento de processos equivocados e pontos frágeis prejudiciais à empresa;
• A identificação de eventuais irregularidades na rotina, permitindo que a empresa se antecipe para corrigir falhas que poderiam levar a multas e penalidades;
• A redução de custos para regularizações de registros;
• A identificação de possibilidades de recuperação de créditos previdenciários;
• A identificação de necessidade de treinamento da equipe interna para a manutenção das práticas adequadas;
• O alinhamento da empresa às exigências da Receita Federal e da legislação trabalhista com a consequente eliminação de riscos de autuações.

Finalidades do diagnóstico

A revisão trabalhista e previdenciária, entre outros fins, pode ser realizada para:

1. Conferir se a rotina de obrigações vem sendo cumprida adequadamente.

Pode ser adotada de forma pontual ou periódica para o levantamento das contingências trabalhistas, a revisão das obrigações acessórias, a análise das formas de contratação e os possíveis riscos associados às práticas em curso.

2. Mensurar a existência de passivos trabalhistas quando se estuda a viabilidade de processos de expansão comercial.

Operações como a fusão ou aquisição de empresas devem ser precedidas por um minucioso levantamento dos aspectos trabalhistas e previdenciários (que também podem integrar um processo de due diligence). Conhecer a real situação da empresa neste âmbito é fundamental para mitigar riscos e tomar decisões de forma assertiva.

A identificação de passivos trabalhistas, por exemplo, pode exercer grande interferência sobre os valores de uma negociação ou mesmo afetar a sua concretização.

Vale destacar que este tipo de verificação deve ser conduzido com a garantia de sigilo, tal como exigem as operações que planejam fusões ou aquisições.

Como é realizada essa revisão?

A avaliação é essencialmente documental, mas também podem ser planejadas verificações nas instalações da empresa e entrevistas a funcionários, a depender da finalidade da revisão e de seu grau de confidencialidade. Conforme o porte da empresa, o levantamento é realizado por amostragem.

Serão analisados itens e processos, como: registro de ponto, horas extras, férias, licenças, intervalos obrigatórios, folhas de pagamento, isonomia salarial, alterações contratuais, transferências, formalizações obrigatórias, questões sobre segurança do trabalho (como SESMT), terceirizações, cumprimento de cotas (aprendizes e PCD), acordos coletivos, entre outros.

Pontos de atenção

Não é incomum a identificação de erros de digitação em guias de pagamento, documentos de arrecadação ou numeração de documentos. Embora aparentemente banais, podem decorrer grandes problemas, tanto para o empregador, que pode ser levado a pagar um valor complementar, como para o empregado que teve, por exemplo, o número de PIS digitado de forma incorreta.

Erros conceituais também trazem prejuízo. O entendimento entre o que é considerado verba remuneratória e o que é verba indenizatória tem sido outro fator a comprometer a regularidade das empresas.

Divergências entre a GFIP e informações prestadas ao eSocial com folha de pagamento, caracterização de rubricas com tributação indevida e distorções entre valores declarados e os valores efetivamente pagos pelos empregadores também costumam ser frequentemente identificados nas revisões.

Questões relativas a acordos e convenções coletivas também são alvos de dúvida no dia a dia das empresas e daí surgem uma série de falhas, como cálculos errados do pagamento aos empregados.

Leia também: Revisão da folha de pagamento: estratégia para prevenção de riscos e redução de custos

Resultados

Além dos benefícios já mencionados, o resultado do trabalho é um relatório com recomendações preventivas e corretivas, com o apontamento das fragilidades e riscos encontrados.

A partir deste levantamento, a empresa será capaz de atuar para minimizar ou eliminar as situações em desajuste com as normas vigentes.

Diagnóstico completo

O serviço de revisão trabalhista e previdenciária exige não só amplo conhecimento da legislação aplicável, mas também familiaridade com os trâmites operacionais, ambos itens de domínio da equipe da Domingues e Pinho Contadores.

A DPC conta com especialistas capacitados para avaliar a fundo as questões dessa natureza, contribuindo para que a empresa se mantenha em conformidade com as normas em vigor.

Este trabalho é planejado de forma customizada para atender a variados perfis de empresas e aos diferentes objetivos e estratégias apontados, unindo a este levantamento, quando necessário, diagnósticos complementares de ordem fiscal e contábil.

Além disso, a DPC promove treinamentos específicos in company, de forma a orientar as empresas quanto à manutenção de práticas em consonância com as exigências legais.