SPED: medidas para evitar multas e penalidades

O Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED, é um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes motivando, também, mais transparência das informações. É uma ferramenta que unifica a entrega, a validação e o armazenamento de diversas informações (contábeis, fiscais, trabalhistas, previdenciárias, dentre outras) das pessoas jurídicas. É composto por vários módulos (vide imagem ao lado) com particularidades e prazos distintos.

O objetivo é racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias, promovendo a integração entre diferentes órgãos fiscalizadores e a identificação de erros ou ilícitos tributários de forma mais célere. Com isso, o volume de documentos físicos diminuiu, em contraponto, as informações estão mais detalhadas e acessíveis para órgãos fiscalizadores e reguladores, principalmente a Receita Federal do Brasil e as Secretarias de Fazenda.

Desta forma, as empresas precisam ter atenção com os dados, prazos de entrega, entre outros pontos que serão esclarecidos a seguir, para evitar possíveis multas ou penalidades.

Conhecer o sistema e a legislação

Primeiramente, deve-se entender que o SPED é um projeto ainda em andamento com diversos módulos e fases e, devido à sua alta complexidade, requer um acompanhamento constante e assessoria especializada. Além disso, é importante conhecer a fundo o funcionamento da legislação, do sistema, forma de uso e prazos a fim de minimizar erros e mitigar riscos e penalidades.

Um alerta: O SPED trouxe algumas mudanças na periodicidade para envio das informações. Dados que antes eram informados anualmente passaram a ser exigidos mensalmente ou pontualmente, imediatamente após o fato gerador. Deixar para a última hora o envio das informações pode gerar conflito, além do risco de informar dados incorretos. Por isso, antecipe-se sempre que possível.

Mudança de cultura

Essa nova forma de comunicação com o fisco, onde as informações são cruzadas com mais agilidade e eficiência, insere as empresas em um novo momento no qual rotinas administrativas e a cultura empresarial precisam ser repensadas.

O ideal é que a empresa mapeie e acompanhe constantemente os processos, realizando os ajustes necessários para estar atualizada e em conformidade com a legislação. No processo de mapeamento são identificadas as áreas impactadas pelo SPED e o papel de cada membro na equipe. Todos os setores, desde compras, passando pelo departamento pessoal, vendas, faturamento, com apoio da alta administração, precisam estar alinhadas para a entrega dos dados corretos e dentro do prazo. Por isso, é preciso mapear processos e criar uma rotina em conjunto, que otimize esforços, minimizando erros que podem passar despercebidos.

Outro ponto que precisa de atenção é o treinamento das equipes envolvidas. Um simples formulário preenchido de maneira incorreta pode comprometer a qualidade fiscal. Sendo assim, organizar os processos internos e ter equipes treinadas e atualizadas é um passo importante e necessário, pois todos os envolvidos devem entender o novo cenário fiscal para que trabalhem com cuidado, observando a legislação pertinente.

Com o volume crescente de dados, é importante que a apuração seja realizada com antecedência. Cada módulo do SPED tem obrigatoriedades com prazos específicos e a empresa deve estar atenta ao calendário.

Outra necessidade é certificar-se de que o sistema adotado atende as exigências de cada módulo do SPED, com informações adequadamente parametrizadas e sempre atualizadas. As possíveis adequações e atualizações podem ser feitas por uma consultoria, por exemplo, a fim de ajustar conforme a necessidade da empresa ou de acordo com as mudanças na legislação tributária, pois, independentemente do sistema utilizado, a empresa conseguirá operar em compliance com as normas legais. Além disso, a realização de mapeamento tributário, testes e validações do cenário são ações que garantem ainda mais segurança e tranquilidade para qualquer empresa.

Informações precisas e confiáveis para evitar multas

Quando não há planejamento e organização, aumenta o risco de enviar informações incoerentes, tais como erros entre base de cálculo, alíquota e tributos. E isso pode ser interpretado pelo fisco como má conduta fiscal, o que está passível de aplicação de multa e outras penalidades. Para evitar esses contratempos, o mais indicado é que seja feita uma auditoria ou uma revisão de processos antes do envio dos documentos.

Uma revisão detalhada verifica se os registros contábeis e fiscais estão adequados para serem enviados, validando os dados por meio do cruzamento de registros e outras metodologias. Testar em ambiente similar ou ambiente de teste, diminui a chance de erros no ambiente oficial e, ferramentas de auditoria ajudam nesse momento a apontar falhas e inconsistências de dados. Além disso, traz economia de recursos e de tempo da equipe, possibilitando correções e melhorias prévias, bem como a contribuição para que esse processo alcance o aperfeiçoamento contínuo. Assim sendo, a finalidade de uma profunda análise prévia, não é apenas revisar registros, mas, ser possível gerar material que contribua para uma orientação crítica daquilo que precisa ser feito.

A ideia é que este processo de análise ou revisão seja proveitoso também para que a empresa possa futuramente tomar decisões mais acertadas e estratégicas, verificando não só os dados, mas também identificando processos que possam ser aperfeiçoados.

Assessoria especializada

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