Como melhorar a eficiência dos processos financeiros

O BPO - Business Process Outsourcing pode ser um importante suporte para os negócios ao propor um olhar especializado sobre as finanças

Por Fernanda Bilbáo

Em um cenário como o atual, em que todos estão imersos em incertezas econômicas e dúvidas acerca dos ainda possíveis desdobramentos da pandemia, as empresas enfrentam pressões para otimização de processos e custos. A organização financeira e a capacidade de análise de oportunidades, mais do que nunca, representam diferencias competitivos.

Dados do Ministério da Economia mostram que no segundo quadrimestre de 2020 foram abertas 1.114.233 empresas, enquanto 331.569 fecharam. Inúmeros são os motivos para o encerramento, seja pelos impactos da pandemia ou por questões gerenciais. Neste contexto, o BPO - Business Process Outsourcing pode ser um importante suporte para os negócios ao propor um olhar especializado sobre as finanças.

Implementando melhorias na gestão financeira

Algo comum e que ocorre em empresas de variados portes é a falta de organização da rotina financeira. Muitas desconhecem práticas essenciais para a dinâmica da área, o que afeta o controle dos prazos, as programações, as projeções e, de modo geral, o desempenho das finanças.

A seguir, estão listados alguns processos em que normalmente é possível implementar melhorias a partir da atuação de BPO.

Controle de fluxo de caixa da empresa e de projetos

É fundamental mapear entradas e saídas para compreensão da origem e destino dos recursos e dos prazos que devem ser atendidos para evitar multas e juros. Essa análise pode levar à identificação de despesas a serem eliminadas, apontar a existência de saldo a ser destinado para investimentos ou indicar a necessidade de aprimorar o planejamento.

A experiência tem mostrado que muitos clientes têm dificuldades com a programação de recebíveis, por exemplo. Esse costuma ser um ponto que pode ser aprimorado com a confiança nos agentes que vão apoiar a empresa em seus processos financeiros.

Relatório de aging

Como este relatório lista o que cada cliente tem a pagar ou o que deve ser quitado junto a cada fornecedor, fica mais fácil acompanhar todos os prazos e, consequentemente, otimizar os controles e aprimorar o planejamento.

Acompanhamento das operações bancárias

Dispor de informações precisas é um fator primordial na avaliação do quadro financeiro. Os ativos líquidos precisam ser acompanhados para que se possa arcar com compromissos mais imediatos ou destinar recursos para aplicações.

Tecnologia e gestão digital de documentos

Hoje, o controle financeiro também se apoia na tecnologia para mais dinamismo e segurança da informação. A DPC, por exemplo, vem adotando exclusivamente o meio digital para garantir mais agilidade, rastreabilidade e eficiência nas operações dos clientes, que podem contar sempre com dados objetivos e atualizados, de forma prática e segura.

Para dar conta do ritmo mais acelerado das demandas, também é importante contar com softwares, automação de processos e plataformas que promovam a integração de dados financeiros e bancários.

Atuação multidisciplinar

Na DPC, esse é um dos diferenciais. Profissionais das áreas financeira, contábil e fiscal atuam de forma integrada, sendo colocados à disposição do cliente para orientar a gestão nesses aspectos, alinhando todas as práticas aos objetivos do negócio.

Gestão de indicadores

A avaliação dos resultados deve ser medida por indicadores definidos conforme as estratégias de cada negócio, que reflitam a realidade e auxiliem a tomada de decisão. Neste sentido, os reportes financeiros são importantes para abastecer a empresa de informações confiáveis que irão contribuir para reafirmar posturas ou mudar rumos.

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Por que considerar o BPO financeiro?

A rotina de controle financeiro exige conhecimento específico e consome excessivas horas da equipe interna. É aí que a terceirização dos processos de negócios se apresenta como uma boa opção para empresas interessadas em contar com o apoio especializado para aumentar a eficiência operacional e otimizar custos.