eSocial: sistema gera grande fluxo de trabalho para as empresas

Embora muito se fale que o eSocial simplifica obrigações e processos, empresários devem seguir uma série de etapas, da preparação ao efetivo envio das informações.

O eSocial é uma plataforma do governo para o registro digital de 15 obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias referentes aos trabalhadores. O sistema é um dos módulos do Sped e integra os dados enviados à Previdência Social, Caixa, Receita Federal e Ministério do Trabalho.

De fato, o eSocial não traz mudanças na legislação, mas cria novas formas para o Fisco identificar deslizes das empresas, seja por erro, omissão ou não apresentação das informações. O cruzamento de dados em ambiente digital é a grande arma do governo para mapear inconsistências e, consequentemente, aplicar as devidas multas e penalidades.

O sistema não só impõe às empresas a necessidade de se adaptar a uma nova rotina e estrutura de trabalho, como vai mais além, exigindo que os negócios no Brasil estabeleçam uma nova cultura organizacional.

Cronograma

Cronograma de implantação do eSocial	Grupo1 Grandes empresas*	Grupo 2 Demais empresas**	Grupo3 Órgãos públicos
Cadastro do empregador e tabelas	jan/18	jul/18	jan/19
Dados do trabalhador e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos)	mar/18	out/18	mar/19
Folha de pagamento	mai/18	Nov/2018***	mai/19
Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada	ago/18	jan/19	jul/19
Dados de segurança e saúde do trabalhador	jan/19	jan/19	jul/19

* Empresas com receita bruta superior a R$ 78 milhões.

** Empresas privadas que possuam faturamento anual inferior a R$ 78 milhões (que não estejam enquadradas como micro e pequenas empresas ou microempreendedores individuais).

*** Prazo obrigatório para adesão de micro e pequenas empresas e microempreendedores individuais que possuam empregados.

Caso um dos prazos não seja cumprido, os empregadores não conseguem incluir os dados nas demais etapas e desde então já ficam sujeitos a penalidades ou multas.

Neste movimento de mudança, se atentar a alguns processos é essencial. Com base em sua experiência no atendimento a clientes para adequação ao sistema, a Domingues e Pinho Contadores lista alguns pontos a serem ajustados.

Essas ações por parte da DPC antecederam a data de entrada em vigor do eSocial. Todo este trabalho nos bastidores foi necessário para a preparação dos clientes e para minimizar possíveis falhas na fase de atendimento efetivo à obrigatoriedade.

Veja a seguir:

1. Compilação de dados do empregador e parametrização do sistema

A parametrização do sistema é um dos pontos críticos na adequação ao eSocial. Muitos erros nos envios das informações podem ser solucionados com a correta parametrização dos eventos e a tabela de rubricas.

Eventos: as informações são prestadas ao eSocial por meio de grupos de eventos (tabelas, não periódicos e periódicos).

Rubricas: são eventos relativos aos valores devidos aos empregados, tais como salários, adicionais, benefícios ou quaisquer outros vinculados à folha de pagamento.

Um dos trabalhos realizados pela DPC, por exemplo, foi a criação de uma tabela única e padronizada de eventos, que associou quase 5000 eventos identificados às 200 rubricas do eSocial. A partir daí foi feito o enquadramento dos sistemas internos à tabela de rubricas.

O processo demandou ainda a atualização de parâmetros como as alíquotas de incidência de INSS, FGTS, IR, entre outros, para cada uma das empresas atendidas, no software adotado pela DPC.

O eSocial também impõe a necessidade de revisão da política de cargos e salários, pois, para o sistema, empregados classificados em uma mesma função devem ter a mesma remuneração. Outro ponto fundamental é a análise do CBO (Classificação Brasileira de Ocupações) de todas as funções que as empresas possuem em seu quadro, pois o grau de instrução do funcionário não pode estar em desacordo com o posto ocupado.

2. Qualificação cadastral dos funcionários

Outra medida necessária é a checagem dos dados cadastrais dos funcionários, corrigindo possíveis inconsistências, como por exemplo, nome do funcionário divergente no cadastro interno da empresa de seu nome no CPF ou CNIS. Como isto pode ser bastante comum, seja por erros de grafia ou porque um empregado alterou o nome após o casamento sem atualizar-se perante aos órgãos, o cadastramento junto ao eSocial pode ficar comprometido.

Para se ter uma ideia, a DPC checou os dados de aproximadamente 7000 colaboradores de seus clientes, mapeando as inconsistências e sinalizando os casos que precisavam ser regularizados, o que só pode ser realizado pelos próprios indivíduos.

É importante destacar que esses ajustes devem ser feitos antes do envio das informações ao ambiente digital. Isso porque qualquer tipo de discrepância leva à rejeição do evento no ambiente do eSocial.

3. Testes e homologação do sistema

Outro aspecto importante é a validação das informações no ambiente de homologação disponibilizado pelo próprio sistema, antes do efetivo envio. Os testes são necessários, nessa fase de preparação, para detectar possíveis inconsistências na base de dados e pontos que precisam ser ajustados.

É uma espécie de treino ou exercício, em que os eventos são submetidos ao sistema, mas ainda há chances para as correções. Assim, é possível verificar se há falhas e promover os ajustes, o que é fundamental para garantir que, no ambiente de produção do eSocial, quando chegar o momento de realmente enviar as informações, não sejam apontados itens em discordância.

Assim como nos demais tópicos, a DPC também coordenou esta ação preventiva para seus clientes, de forma a garantir a segurança das entregas.

4. Transmissão das informações

Mesmo após a fase preparatória e todos os testes, ao chegar no momento de transmitir as informações relativas ao eSocial, o contribuinte ainda tem alguns itens a considerar.

O envio deve atender à sequência lógica exigida pela plataforma. Isto porque os dados que constam nos arquivos primeiramente exigidos são necessários para processamento do que deve ser inserido depois.

O sistema segue a ordem cronológica e os fatos devem ser submetidos de forma que tudo faça sentido. Por exemplo, não se deve inserir as informações admissionais do empregado, antes das informações básicas do próprio empregador, tais como CNPJ, ramo de atividade, entre outras.

Dessa forma, a DPC prestou suporte aos clientes na organização e envio dos dados, respeitando a sequência lógica de apresentação dos eventos iniciais, eventos de tabelas, eventos não periódicos e periódicos.

Por enquanto, acréscimo de trabalho

Com o eSocial, informações que antes eram mensais passaram a ser informadas pontualmente, com o fato gerador, exigindo agilidade e mais inputs e validações por parte da equipe. Este novo cenário exige que as empresas se preparem e estabeleçam uma nova forma de trabalho, seja para os casos em que atendem diretamente ao processo ou para os casos em que terceirizam a tarefa.

Por exemplo, se antes as informações eram prestadas em lote pela GFIP, agora devem ser enviadas individualmente e pontualmente, com um arquivo xml para cada funcionário. A nova imposição exige ainda mais organização e pleno controle dos processos internos.

Além disso, com obrigações como a RAIS, CAGED e DIRF sem data definida para serem descontinuadas, ainda é preciso alimentar essas bases em paralelo ao eSocial, até que os órgãos competentes divulguem os respectivos atos normativos que oficializem a dispensa da entrega de tais declarações.

Ocorre que este trabalho em duplicidade acaba pesando sobre a estrutura dos negócios, que se veem na tentativa de se adequar às novidades trazidas pelo sistema enquanto não podem deixar de lado ainda as obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias que o eSocial irá substituir. O fato é que, pelo menos neste momento inicial e de transição, o projeto não traz a simplificação prometida.

• Em resumo, é importante se atentar às parametrizações de sistema, à organização dos dados e informações trabalhistas de cada funcionário (cargos, funções, horários de trabalho, etc.), à revisão de proventos da folha de pagamento e dos processos periódicos e não periódicos para que estejam em conformidade com o Registo de Eventos Trabalhistas, bem como à checagem das rubricas da folha com grupos e contas para que estejam de acordo com as tabelas do software utilizado.

A DPC vem atuando no atendimento ao eSocial para seus clientes, ao passo em que continua apresentando as obrigações acessórias que até o momento se acumulam. A empresa promove também treinamentos customizados e assessora negócios na revisão de procedimentos internos para a adoção das melhores práticas, passando pela parametrização de sistemas e revisão dos registros até a efetiva conclusão do processo.

Atualizado em: 31/08/2018